Excel常用操作大全

1.输入到单元格内的任何字符集，只要不被系统解释成数字、公式、日期、时

间或者逻辑值，则Excel 2007一律将其视为文本。在Excel 2007中输入文本时，系统默认的对齐方式是单元格内靠左对齐。数字为右对齐。数据有效性。

2.如果想要完全地控制对单元格的删除操作，只使用Del键是不够的。在“开

始”选项卡的“编辑”组中，单击“清除”按钮

3.如果单元格中包含大量的字符或复杂的公式，而用户只想修改其中的一部分，

那么可以按以下两种方法进行编辑：双击单元格，或者单击单元格后按F2键，在单元格中进行编辑。

4.使用鼠标拖动法来移动或复制单元格内容。要移动单元格内容，应首先单击

要移动的单元格或选定单元格区域，然后将光标移至单元格区域边缘，当光标变为箭头形状后，拖动光标到指定位置并释放鼠标即可

5.在同一行或列中自动填充数据,鼠标指针更改为黑色十字形状.可以自动填

充一系列的数字、日期或其他数据。创建序列：在“开始”选项卡的“编辑”

组中，单击“填充”按钮旁的倒三角按钮，在弹出的快捷菜单中选择“系列”

命令，打开“序列”对话框。

6.在工作表中查找一些特定的字符串，查找文字或数字是为了改错或者成批替

换

7.可以在Excel 2007中的主窗口中显示多个工作簿。要地显示并滚动工作

表中的不同部分，可以使用拆分窗口功能。拆分窗口时，选定要拆分的某一单元格位置，然后在“视图”选项卡的“窗口”组中单击“拆分”按钮。要在工作表滚动时保持行列标志或其他数据可见，可以通过冻结（拆分）窗口功能来固定显示窗口的顶部和左侧区域。当隐藏工作簿的一部分时，可以将数据从视图中移走，但并不从工作簿中删除。在Excel 2007中可以隐藏的元素有工作簿、工作表、行列和窗口元素等。

8.可以为某个单元格添加批注—【审阅】，也可以为某个单元格区域添加批注，

添加的批注一般都是简短的提示性文字。满足用户的一些特殊需要，可以对批注添加一些必要的修饰，如修改批注的字体和字号等

9.Excel的数据保护功能【审阅—保护工作表/工作簿】。利用这些，可以

防止其他人更改工作表中的部分或全部内容，查看隐藏的数据行或列，查阅公式等。需要用户编辑工作表中的一些区域，此时就需要在被保护工作表中设置允许用户编辑的区域。

10.工作表格式化。单元格格式：数据类型、对齐方式、边框和底纹。插入/删除

行（原有下移）/列（原有右移）/单元格，调整行高/列宽将其中的文字正确显示。

11.条件格式功能可以根据指定的公式或数值来确定搜索条件，然后将格式应用

到符合搜索条件的选定单元格中，并突出显示要检查的动态数据。（先选中设置区域）。

12.套用单元格样式。样式就是字体、字号和缩进等格式设置特性的组合，将这

一组合作为集合加以命名和存储。应用样式时，将同时应用该样式中所有的格式设置指令。对单元格方便地套用这些样式。同样，用户也可以自定义所需的单元格样式。

13.套用工作表样式。还可以整个套用工作表样式，节省格式化工

作表的时间。

14.页眉是自动出现在第一个打印页顶部的文本，而页脚是显示在每一个打印页

底部的文本。在打印工作表时非常有用

15.公式是函数的基础，它是单元格中的一系列值、单元格引用、名称或运算

符的组合，利用其可以生成新的值。函数则是Excel预定义的内置公式，可以进行数学、文本、逻辑的运算或者查找工作表的信息。

16.公式遵循一个特定的语法或次序：最前面是等号“=”，后面是参与计算的数

据对象和运算符。运算符用来连接要运算的数据对象，并说明进行了哪种公式运算。每个数据对象可以是常量数值、单元格或引用的单元格区域、标志、名称等。公式的基本操作，包括输入、修改、显示、复制以及删除等。公式引用：告诉公式使用哪些单元格的值，相对引用、绝对引用、混合引用。

17.函数：函数一般包含3个部分：等号、函数名和参数，如“=SUM(A1:F10)”。

函数的基本操作主要有插入函数与嵌套函数等

18.数据操作：拥有强大的排序、检索和汇总等数据管理方面的功能。数据清

单是指包含一组相关数据的一系列工作表数据行。一般把数据清单看作是一个数据库。数据清单中的行相当于数据库中的记录，数据清单中的列相当于数据库中的字段。

19.数据排序是指按一定规则对数据进行整理、排列，这样可以为数据的进一步

处理作好准备。可以按升序、降序（按单个条件排序）的方式，也可以由用

户自定义排序（按多个条件排序）。

20.数据清单创建完成后，对它进行的操作通常是从中查找和分析具备特定条件

的记录，而筛选就是一种用于查找数据清单中数据的快速方法。经过筛选后的数据清单只显示包含指定条件的数据行，以供用户浏览、分析。筛选【数据—排序和筛选】：自动筛选（字段名称将变成一个下拉列表框的框名）、自定义自动筛选方式（自带的筛选条件无法满足需要时，也可以根据需要自定义筛选条件）、高级筛选（使用高级筛选功能，必须先建立一个条件区域，用来指定筛选的数据所需满足的条件。条件区域的第一行是作为筛选条件的字段名，这些字段名与数据清单中的字段名必须完全一样）。

21.分类汇总是对数据清单进行数据分析的一种方法。分类汇总对数据库中指定

的字段进行分类（分类字段），然后统计同一类记录的有关信息（汇总方式和汇总项）。如果要使用自动分类汇总，工作表必须组织成具有列标志的数据清单。在创建分类汇总之前，用户必须先根据需要对分类汇总的数据列进行数据清单排序。

22.分级显示功能【数据—分级显示】可以将某个范围的单元格关联起来，并可

以将其折叠与展开。

23.通过合并计算，可以把来自一个或多个源区域的数据进行汇总，并建立合并

计算表。这些源区域与合并计算表可以在同一工作表中，也可以在同一工作簿的不同工作表中，还可以在不同的工作簿中。

24.图表：对工作表中的数据进行计算、统计等操作后，将处理的数据建成各种

统计图表，这样就能够更直观地表现处理的数据。可以清楚地了解各个数据的大小以及数据的变化情况，方便对数据进行对比和分析。有两种类型的图表，一种是嵌入式图表，另一种是图表工作表。嵌入式图表就是将图表看作是一个图形对象，并作为工作表的一部分进行保存；图表工作表是工作簿中具有特定工作表名称的工作表。在需要于工作表数据查看或编辑大而复杂的图表或节省工作表上的屏幕空间时，就可以使用图表工作表。

25.图表组成：图表区、绘图区、图例、标题、分类轴、数值轴、数据系列等各

部分的位置和大小都不是固定的。对图表类型、位置、大小、格式进行修改。

26.图表布局：标签、坐标轴、背景、趋势线（用图形的方式显示数据的预测趋

势并可用于预测分析）。都可设置。

27.数据透视表/图：提供了一种简单、形象、实用的数据分析工具——数据透

视表及数据透视图。使用该工具可以生动、全面地对数据清单重新组织和统计数据。

28.创建数据透视表的步骤大致可分为两步：第一步是选择数据来源；第二步是

设置数据透视表的布局（不同的字段）。自动将数据源中的数据按用户设置的布局进行分类，从而方便用户分析表中的数据，如可以通过选择字段来筛选统计表中的数据。

29.先将数据按“字段”进行填好，再插入数据透视表，选择行/列/数据区域字段的名

称，默认的数据为汇总，可右键修改“字段设置”，令其统计数据按“求和、计数或平均”来做。

30.以图形的形式表示数据透视表中的数据。可以根据数据透视表快速创建数据

透视图，更加直观地显示数据透视表中的数据，方便用户对其进行分析。

31.分类汇总：一键汇总数据。有表头的数据清单；对某一字段进行排序；再“数

据--分类汇总”，对该字段的内容进行分类，并选择汇总项，进行数据汇总。

32.数据饼图：表明一些数据的占比。为了突出占比大的部分，可采用数据条饼图。

有第一、第二绘图区，将低于某一占比的数据放到第二绘图区，着重突出占比大的数据部分。

33.超链接：内部超链接—在同一工作簿中随意跳转两张工作表，可在空白区域中

插入超链接；外部超链接—可跳转至网站。“取消超链接”则会将“超链接转换成单独的文本格式，无跳转功能”。

34.快捷键：alt+enter：单元格内强制换行；ctrl+N；Ctrl+S；ctrl+拖动：移动某

一列数据；ctrl+shift+拖动：多复制一列；ctrl+“=”：新增一列；ctrl+“-”：删除一列；ctrl+1：设置单元格格式；ctrl+T：快速套用表格样式；ctrl+shift+“=”添加一行：alt+“=”求和多行数据;ctrl+shift+；：输入当时时间；

35.双击填充柄：有函数时，可快速填充。 36.

（1）多工作表快速汇总：在多个工作表里面，而工作表的格式是一样的。我们可以通过SUM函数，使用星号匹配符的方法实现多工作表的快速汇总。选

中汇总表中的单元格区域，在B2单元格输入公式【=SUM('*'!B2) 】，按键盘CTRL+ENTER确定输入，即可实现多工作表的快速汇总。

（2）按条件隔列求和SUMIF：由于产品数据是隔列存放的，我们可以通过

SUMIF函数按条件隔列求和。在H3单元格输入公式【 =SUMIF($B$2:$G$2,H$2,$B3:$G3) 】，【求的是$B3:$G3的和】求出产品1的销售合计，然后再填充公式，汇总其他结果。由于要考虑公式复制时的填充方向，这里第二、三个参数都使用了相对引用，保证公式复制后的正确性。

（3）按模糊条件求和：通过SUMIF函数，配合星号匹配符的方法实现按模

糊条件求和。在D2单元格输入公式【 =SUMIF(A2:A11,\"鼠标

*\】，鼠标后面的星号代表模糊条件。

（4）多条件求和SUMIFS：这里包含了两个条件，可以通过SUMIFS函数

实现多条件求和。在E2单元格输入公式

【 =SUMIFS(C2:C11,A2:A11,\"A\】，求和列为C列。

（5）按条件查找引用数据VLOOKUP：使用VLOOKUP函数实现数据的查

找

和

引

用

。

在

B9

单

元

格

输

入

公

式

【 =VLOOKUP($A$9,$B$1:$G$6,COLUMN(B1),0) 】，根据A9单元格所选择的姓名，查找出员工所属的部门，往右填充公式，查找出员工其他信息。COLUMN 函数，用于取列号。

（6）多条件交叉查询：通过地区和月份的选择，快速查询出对应的销售额，可以使用INDEX+MATCH的函数组合实现。在G3单元格输入公式

【 =INDEX(B2:D8,MATCH(G1,A2:A8,0),MATCH(G2,B1:D1,0)) 】，MATCH函数分别匹配地区和月份，配合INDEX函数实现交叉查询，取出所在行列的销售金额。

（7）检查身份证号码是否重复：在同一列中要检查出身份证是否重复，可以使用COUNTIF函数统计身份证出现次数，再使用IF函数做

重

复

判

断

。

在

B2

单

元

格

输

入

公

式

【 =IF(COUNTIF($A$2:$A$11,A2&\"\")>1,\"重复\】，公式往下复制填充，查找出身份证是否重复。公式中会在单元格后面连接一个空文本，代表身份证号码。

（8）根据权重计算最终得分SUMPRODUCT：在F3单元格输入公式

【 =SUMPRODUCT($B$2:$E$2*B3:E3) 】，SUMPRODUCT函数实现两个数组之间，先相乘后相加的计算，得出总分。

目前定位功能使用最多的主要有定位空白格、删除空白格所在的行或列以及复制可见单元格等用法。【使用定位功能前，要先选中所

应用的数据区域】

（1）定位空白单元格：如果想对空白单元格输入相同数据，可以利用Ctrl+G【定位条件：空值】，或者F5键，然后输入数据，最后按Ctrl+Enter键。

（2）删除空白行或列：首先定位空白单元格，然后根据需要选择删除行或者列。

（3）复制可见单元格：有时我们只想复制可见单元格，不想复制隐藏单元格，可以利用Ctrl+G【定位条件：可见单元格】，再复制粘贴。【利用‘Alt+;’可以快速复制可见单元格。】

（4）批量删除批注/错误值：通过定位批注功能来快速删除；通过定位错误值来直接删除单元格；

（5）定位当前区域：先直接选中某个单元格，然后选择定位条件为“当前区域”即可；选中单元格，然后按住Ctrl+A才是最快速的方法。

（6）批量删除图片：直接通过定位对象，按住Delete键即可。 转换为大写人民币格式：按快捷键Ctrl+1，设置单元格格式为特殊，人民币大写，确定。

常用函数：插入函数功能。

WPS表格输出二维码。选择路径为：插入- 图库- 二维码。