费用报销制度及流程

为进一步完善财务管理，严格执行财务制度，降低企业经营成本，根据国家有关财政法规和公司宏观发展战略方针，特制定本制度及审批程序。 一、差旅费

员工因工作需要，离开员工办公所在市行政区域处理公司事务属出差。受公司外派，长驻某一城市开展业务或设立分支机构，自租房之日起，不属出差。 (一)出差审批

１． 流程图：

填写洽公单 出差人 审核 部门经理 审批 分管高层 出差记录及备案 人力资源部 ２．流程说明：

2.1 员工出差前应填列好《人员外出洽公登记单》,并交部门经理批准，分管高层审批后交人力资源部备案。

2.2 各部门经理及部门高层必须严格审核部门员工的出差目的及出差规划。 (二)出差借款

1．流程图：

根据公务所需资金情况填写暂支单 借款人 据待处理公务情况核准审核 需借款部门主管/经理 支付借款 财务部出纳 审批 总经理 根据制度审核 财务部经理/财务总监 据实审核 分管高层

2．流程说明：

2.1员工出差可以向公司借支所需差旅费用，填写“暂支单”，履行相关借支审批手续，借支数额应当与所处理的公务和出差的时间相适应，原则上借款金额不超过本人月薪资额度。

2.2借款金额在5,000元以内（含5,000元）的需由部门经理、部门总监、财务部经理、董事长助理、总经理审批；除经批准的备用金外，实行“前借不清，后不再借”制度。 (三)报账期限

出差人员返回后，应在一个月内办理报销手续，如因特殊情况不能按期报销，应由本人出具书面材料说明延缓报销理由，由部门负责人签字证明，财务经理同意后方可延期，并注明最后报销期限，如超过一个月不报账，财务部将不予报销并从其工资中扣回借款。 (四)报销程序

1．报销实行”谁借支，谁报销”的原则。各经办人将发票、洽公单等原始单据分类序时贴在粘贴单上，按项目填好 “差旅费报销单” 或“费用报销单”。 2．根据各授权范围，具体经办人经由本部门负责人（分管副总）审核同意后交财务部审核会计，经财务部审核会计核准签字后统一交财务部经理、总经理、董事长审批，由出纳按规定时间统一支付。 (五)报销标准

1．国内出差各项费用标准：

交通工具 岗位级别 火车 飞机 普通 舱位 —— 市内交市内交通通工具 费 项目 标准（元/天） 一类 地区 230 50 170 40 二类 地区 190 45 150 35 三类 港／澳 地区 台地区 150 40 100 30 600 80 500 70 部门经理动车普通座级及以上 （卧） 一般员工 动车普通座（卧） 公交／有效票据住宿标准 地铁／ 实报实销 伙食标准 公交／有效票据住宿标准 地铁 实报实销 伙食标准 备注：1、一类地区：首都、直辖市、特区城市沿海开放地区和重要省会城市和个别城市。 北京、上海、天津、重庆；深圳、珠海、汕头、厦门；广州、福州、杭州、南京、济南、

哈尔滨、长春、沈阳、武汉、郑州、西安、成都、海口；青岛、温州、宁波、大连等。 二类地区：除一类地区外的内地、中西部省会级城市、一般地级城市和个别沿海县级城市。

呼和浩特、乌鲁木齐、西宁、兰州、银川、石家庄、太原市、长沙、合肥、南昌、南宁、昆明、贵阳、南宁；苏州、无锡、常州、镇江、江阴、扬州、徐州、连云港、张家港、大庆、鞍山、本溪、鸡西、鹤岗、牡丹江、吉林、辽阳、秦皇岛、保定、烟台、威海、淄博、嘉兴、湖州、蚌埠、安庆、九江、赣州、开封、宝鸡、咸阳、株洲、湘潭、黄石、漳州、泉州、中山、桂林、三亚、绵阳、泸州、遵义；福鼎、慈溪、海宁等。

2、上述城市只是其中一部分，具体城市级别在出差申请单填报时由人力资源部统一确认，以确

认级别为准。

２． 海外出差费用、补助和交通工具标准(美元)：

报销费用项目 住宿标准 伙食补助 交通工具 小费 欧美 东南亚 欧美 东南亚 欧美 东南亚 欧美 东南亚 总经理、副总经理、总监(美元/天/人) 180 80 40 30 经济仓据实报销 经济仓据实报销 据实报销 据实报销 其他人员 (美元/天/人) 130 60 30 20 经济仓据实报销 经济仓据实报销 据实报销 据实报销 （六） 相关说明

1． 出差人员内地伙食补助标准的计算，以出差时间满8小时以上为1天，其途中的伙食补助标

准按出差或离开地时所对应地区的伙食标准核报。离开或到达是否有餐补，以车票的时间为依据，其中：1.因出差离开公司，时间以正常上班时间提前1小时为期限，则可以享受餐补。2.出差返程是否可享受餐补，时间以正常上班时间推迟1小时到达为期限；在长江三角地区外出洽公、不超过一天当天可返回的，所有员工不分级别每人每餐补助10元（早餐除外）,超过一天的，享受出差补贴，如遇特殊原因需增加标准的必须向部门分管高层申报。 2． 出差人员到集团所属公司出差办事，由所属公司统一安排就餐，不享受伙食补助，错过所属

公司吃饭时间的，可享受伙食补助（不分级别每人每餐5元）；所属公司有条件安排住宿的统一安排住宿，不再报销住宿费用。 3． 出差期间发生的请客送礼等招待费用，须事先请示本部门负责人同意，报经部门分管高层确

认同意后，按照签字权限经审批后报销。如出差期间（出差1天以内）发生了招待费用，不再报销伙食补助。如出差期间（出差1天以上）发生了招待费用，一天一次，扣除当天伙食补助的50%；两次以上，当天不再报销伙食补助。 4． 出差人员住宿费实行限额凭据报销的办法：按出差的实际住宿天数计算报销；实际住宿费超

过规定限额标准的部分自理，不予报销；在家庭所在城市出差不报销住宿费，出差人员由接待单位或办事处免费接待的，一律不予报销住宿费，借住出差地亲友家，按当地住宿标准的50%补贴费用，可以附说明进行报销。两人以上出差的，同性别2人同行者按照高级别员工住宿标准合住标准房，尽量节省住宿费用，职务低的一方不再报销，只报销相关职务的补助与交通费；住宿费用报销时必须同时出示酒店账单及发票，并标明酒店的联系电话。 5． 两人以上出差的，交通工具选择低级别员工的交通标准。

6． 住宿费、市内交通必须凭发票在规定标准内据实报销，超支自理；无发票、虚假发票不予报

销；车票如无时间地点，须注明时间地点；丢失发票须出示相关证明材料，由同行人或部门负责人签字证明，报财务总监特批。 7． 出差人员市内交通应尽量选择公交、地铁，在无公车路线、负重等特殊情况下可打的（需提

前口头报经分管高层批准），并在票上注明原因及往返地点。 8． 出差人员在出差期间患病或发生意外事故阻滞延误日程，经查属实，仍可按日报销差旅费、支付补贴，如确需看病，财务凭总经理签字后根据病历及发票报销其费用；如因办理私事迟延，其延迟期间不报销差旅费和补贴。出差人员未经许可私自旅游或办理其他私事发生的一切费用均由个人承担。 9． 出差人员因特殊情况造成出差费用超标，需说明详细原因。

10． 所有的差旅费用报销必须后附《人员外出洽公登记单》复印件，以便财务审核相关内容。 11． 公司驾驶员或其他因公派产生的过路费报销，须后附《用车申请单》财务审核联，以便审核。 12． 加班在晚上9：30以后公司无班车予以报销车费。周末加班报销车费。

13． 因公私车公出的费用报销，按当地的公交车费标准报销，其他额外发生的费用不予以报销。 二、会议费（包括公派学习、培训费用）

公司员工因公派学习、培训、参加会议等，食宿、交通由会上统一安排的，按组织会议单位出具的发票据实报销，路途往返按出差标准执行；食宿未统一安排的，则按出差标准执行。员工经公司批准接受外训，外训前需在人力资源部备案并签定外训合同，合同期间提出离职的，个人应承担所有外训费用。 三、手机话费

（一）通讯费实行定额管理，额度内凭发票据实报销，超支部分自理。 （二）最高报销标准：（不包含香港及其它国外员工）

编号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 24 25 26 店铺 生产部 资讯部 商品配饰采购组 市场部 营销部 行政人事部 部门名称 总经理室 董事会 加盟销售部 拓展部 工程部 财务部 职位 总经理/副总经理 董事长助理 经理/主管 加盟销售专员 经理 拓展专员 专员 财务经理 苏州区外销售会计 经理/主管 人事行政专员 司机 经理/主管 经理 采购专员 主管 经理/副经理 销售主管 生产总监 业务主管 面料采购专员 业务员/跟单 QC 物流主管 店长 最高标准 200 150 100 50 200 100 100 100 50 100 50 100 50 100 50 50 200 100 100 100 100 50 100 50 50

（三）相关说明

1．

出国话费：考虑到国外手机漫游费很高，建议员工到国外出差时买电话卡，在酒店住宿时可以先从酒店拨到国内通知国内相关人员其固定电话号码，然后国内人员再拨回去，此期间发生的话费据实报销。

在公司内应尽量使用内线电话以节约话费。

所有员工尽量采用中国移动号码并加入集团号码，以减少、降低费用。

报销人员每月凭已注明明细的发票或网上打出的账单汇总及发票，填写“费用报销单”，部门负责人签字后到财务部审核报销，账单上与工作无关的费用不得报销，如：彩铃月租费、彩信费用及其他与工作无关的费用等。

特殊情况者,如因公务在外出差时间较长或阶段性公务繁忙,造成手机漫游费过高者,可凭当月话费清单,列示出与公务有关的号码及费用,经财务部审核，呈部门经理、分管高层领导、总经理签批后可报销。

2． 3． 4．

5．

四．业务招待费

各职能部门为方便开展业务，可根据具体情况负责安排接待和用餐，标准如下： （一） 一般招待

公司客户：对方来访者如是经理以上级别可以据实报销，如是业务员则每次用餐标准为200元以内。如果我司人员到海外出差请客人吃饭时可以据实报销。

（二） 国外重要客户：对方到我司访问时，我司经理以上员工陪同，据实报销。 （三） 政府部门：每次就餐标准每人80元、总额800元以内。

（四） 其他各部门经理确需发生招待费用时，必须报经分管高层领导确认同意，每次用餐标准每人

50元、总额200元以内。 （五） 报销招待费或者签单时必须写明招待对象、人数、时间。 （六） 公司陪客人员比例不得超过1：1。

（七） 定点签单饭店可签单人为：董事长和总经理，签单由人力资源部负责月结并向财务部申请付

款。 （八） 超出标准的招待费用由董事长批准。

（九） 所有的业务招待费事前必须在人力资源部申请、备案，《业务招待费申请单》财务审核联将由

人力资源部在申请付款时统一交于财务部以便审核。 五．现金日常借款

（一） 借款用途：用于出差、零星购物、购买农附产品等确需预借现金的款项。

（二） 归还借款：借款人在相关业务完成后一周内到财务部报销冲欠款。逾期将从工资中扣除借款。 六. 其他费用

（一） 办公用品费凭请购单和发票及入库单到财务部付款或者报销。

（二）因公产生的车辆罚款，按公司人力资源部于2007年1月9日已批准颁布《关于公务车驾驶者外出行车违规管理条例》执行。 （三） 工资奖金等另行规定。 七．原始凭证有效性

经办人报销费用、支出时，应取得真实合法的原始凭证，以下凭证视为合法凭证，准予报销： （一）税务机关批准的带防伪水印底纹和全国统一发票监制章的税务发票； （二）财政机关批准并统一监制的行政事业性收据； 邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单； 发票内容：

1． “客户名称”栏统一填写 “苏州万丽实业发展股份有限公司”等。

2． “品名规格”栏按实际情况分项目填写，在具备销售、提供劳务单位开具的购货或支出清单的情

况下，可合并填写，其他必须有明细清单。 3． “金额”栏：小写前以“￥”封头，大写金额合计栏前以“币”或“○×”封头，尾数为“0”时以

“零”填充。 4． 开票人：填写具体完整的开票人姓名。

5． 发票印鉴：加盖销货单位或提供劳务单位发票专用章或财务专用章，且清晰可见。 6． 票面痕迹：发票不得有任何的涂改、伪造。

7． 经办人取得报销凭证时，凭证内容应填写完整；住宿发票填明起止日期及天数，租赁发票填明租

赁期限。 8． 经办人报销费用、支出时，报销内容应符合报销凭证的使用范围及性质。劳务支出不应取得商业

零售发票，商业采购不应取得服务发票，即费用、支出要有相对应的发票和项目。 9． 如果发现虚假发票或虚假报销一律从严处理。 八．各项费用报销流程及说明 1． 流程图

按实时序粘贴相关费用发票 报销人 根据填列单据、相关制度审核费用 人事行政部 审核单据 财务部经理/总监 根据填列单据、相关制度审核费用 财务部审核会计 填写费用报销单 报销人 据实审核相关费用 相关部门主管/经理 审批报销单据 总经理 支付报销金额 财务部出纳

2． 流程说明

2．1各经办人因公务产生的费用需要报销前应先填写公司统一印刷的《费用报销单》，所有的费用凭证及发票按要求粘贴在粘贴单上（可用废纸进行）。 2．2《费用报销单》必须经本部门经理及分管高层领导确认审批后交致财务部审核会计处。 2．3财务部审核会计根据公司相关的管理制度进行审核，不符规定的将予以退回经办人，符合制度的予以确认审核通过，交致财务部经理及财务总监进行审批。

2．4通过财务部经理审批的，按公司规定的审批时间交致总经理处进行审批。

2．5经总经理及董事长审批确认审批后的《费用报销单》，由财务部出纳通知各经办人，根据公

司制度中规定的费用报销时间到财务部领取报销金额。

九．其他规定事项

（一）财务部在每周一定期向总经理、董事长呈送费用报销及付款申请单据进行审批。 （二）财务部在每周一至周五上午11：00-12：00点、下午1：00-2：00点安排现金报销款项。 （三） 长期驻外人员：如果是我司员工到对方工厂跟单的，在签定加工合同时就要要求对方安排住

宿，如果对方不能安排住宿的，就必须在工厂附近租房以便及时上班跟踪生产进程，同时必须换当地的手机卡或采取其他方式以节省通讯费用。租房可以由我司人力资源部和当事人或对方相关部门联系确定。如果是公司派到当地开展业务的，必须在办公地点附近租房，具体事宜由当事人与人力资源部共同办理。出租方不能直接提供发票者，要求对方到税局代开发票，我司承担相应税负。 （四） 所有费用报销应在费用发生一个月内办理报销手续，报销截止日为下一月最后一个工作日，

逾期申报的费用公司将不予以报销。如因特殊情况不能按时报销，应由本人出具相关书面说明并注明最后报销期限，由上级主管签字，报财务经理批准后方可延期。 （五） 下级费用必须经过上级审批才可报销。 （六） 制度适用于本公司。

（七） 本制度自公告之日起实施，实施后将一律采用由公司统一印刷的单据进行报销。此前相关规

定与本规定相抵者一律以本制度为准，本制度由财务部负责解释和修订。