XX集团档案管理制度

XXXX-00X-XXX（V1.0）

档案管理制度

2016-01-03发布 2016-01-03实施

目 录

第一编 档案管理制度

第一章 总 则

第一条 为了加强总部的档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司运营、决策和其他各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》的规定，特制定本办法。

第二条 总部档案是指总部在各项活动中直接形成并具有保存备查的各种形式的历史记录的总和。

第三条 档案工作是记录公司历史，提供参考依据，保护公司合法权益的一项重要工作。总部把档案工作纳入公司发展规划，列入议事日程，纳入有关人员职责范围，加强对档案工作的领导。

第四条 总部档案实行集中统一管理的原则，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于保管和开发利用。

第五条 本办法适用于总部的档案工作。

第二章 领导体制、档案机构及其职责

第六条 总部设综合档案室，归属于综合部，既是总部档案的保管中心，又是总部档案工作的业务管理中心，负责总部档案工作的统筹规划和组织协调。

第七条 综合档案室的职责：

（一） 贯彻执行国家档案工作的法律、法规和方针政策。 （二） 建立健全总部档案工作的各项规章制度。 （三） 对分公司的档案工作进行监督、指导和检查。

（四） 对总部各职能部门文件材料的形成、积累和整理工作进行指导。 （五） 组织分公司档案人员的培训。

（六） 负责总部档案的接收、整理、鉴定、编目、保管工作。 （七） 开展档案提供利用工作。

第八条 总部各职能部门设置兼职档案员。兼职档案员的职责： （一） 负责所属部门日常文件的收发、登记工作。

（二） 负责所属部门日常文件的收集和整理工作，保证文件的完整、准确、系统。

（三） 按规定时间向综合档案室移交档案。 （四） 档案的提供利用工作。

第三章 文件材料的归档

第九条 总部各职能部门必须指定各部门兼职档案员，负责日常文件的收集、积累和整理，并定期向综合档案室移交。各高层领导的文件由其秘书负责收集、积累和整理，并定期向综合档案室移交。总部所有员工必须将自己处理完毕的档案及时向本部门兼职档案员移交，任何人不得将文件占为私有。

（一）公司领导、各部门领导及相关人员外出参加完重要活动后的会议纪要、合同等文件要及时向秘书或部门兼职档案员移交。

（二）各部门兼职档案员要主动收集部门的文件。

（三）一项重大活动结束后，由承办部门的兼职档案员负责收集相关文件。

第十条 归档范围

（一）总裁办、综合部、信息部、企业部、安全部、业务部、投资部、内控部、法律部、资金部、财务部及人力部共14个部门的行政类档案。

（二）和上述档案配套的各种载体的档案（包括声像档案、电子档案和实物档案）。

（三）财务部和人力部形成的为专业档案，具体归档参见《人事档案管理细则》(参考)和《会计档案管理细则》(参考)，暂由各部门自行保管和存档。

（四）其他相关部门的归档范围详见《文件归档范围和保管期限表》。 第十一条 归档时间

（一）总部综合部、信息部、业务部、企业部、安全部及投资部，内控部，投资部，法律部及各高层领导的每季度的档案于次季度第一个月的10日前向档案室移交。

（二）牵涉及国际业务部的合同、信用证等在完成所签合同后于半年一次向档案室移交。

（三）总部的声像档案（照片、录音带、录像带、光盘）和实物档案（荣誉品、纪念品等）在产生后及时向综合档案室归档。

（四）凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的文件材料一起归档。 （五）各部门的部分重要文件需及时移交综合档案室，具体见《及时归档文件清单》。

第十二条 归档文件材料的质量要求 （一）归档的文件材料要准确、齐全、完整。

（二）归档的文字材料应符合规范，字迹工整，采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，禁止使用易褪色的书写材料，如铅笔、圆珠笔、彩笔、纯蓝墨水、红色墨水等。

（三）归档的文件材料一般应为原件。

（四）电子档案实行双套制，纸质文件和配套的电子文件一起归档，以防电子文件的破坏和损失，维护档案的完整与安全。

第十三条 归档文件的移交手续

（一） 总部各部门兼职档案员按规定的时间向综合档案室移交档案。 （二） 移交方填写移交清册目录。

（三） 交接双方根据移交目录认真清点、核对后，在移交清册目录上签字确认。移交清册一式两份，交接双方各存一份备查。

第四章 档案的整理

第十四条 整理应遵循文件材料的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，区分不同的价值，便于档案的保管和利用。

第十五条 档案整理。

总部档案实行各职能部门兼职档案员初步整理，综合档案室最终整理的制度。

初步整理的步骤：

（一）各部门兼职档案员按照不同部门不同文件类别分类，结合《文件归档范围和保管期限表》中的分类要求，准备若干档案盒，在档案盒的盒脊上用铅笔填写“年度”、“机构（问题）”的内容。具体地“年度”栏位填写文件的生成年度，如“2007”“2008”。“机构（问题）”填写部门名称或简称及文件的类别，部门和文件类别之间用“-”隔开，如“企管部-合同管理”或用规范化简称。

（二） 日常文件处理完毕后，按照《文件归档范围和保管期限表》所列的归档范围，对文件进行鉴别和剔除，将需要归档的文件放入所属类别的档案盒内，在每件文件的右上角用铅笔编制件号，并编制归档文件目录，从而实现档案的初步整理。

（三） 一个季度档案的初步整理完毕移交后，下一个季度的档案属于

同一类的接着上

一个季度的顺序编号，新加类别的从“1”开始编号。初步整理需使档案按类分盒装好，并有对应的归档文件目录。如不符合以上要求，综合档案室有权退回档案，要求各部门重新整理。

第十六条 综合档案室于次年6月底完成当年档案的最终整理。档案最终整理方法见《文书档案整理细则》。

第五章 档案的保管

第十七条 总部的档案装具为档案柜，待形成规模后，设立档案库房。 第十八条 存放档案的排架方法为自上而下，从左至右，整齐排放，便于查找。

第十九条 保持档案装具的清洁卫生，做到防尘、防火、防盗、防光、防潮、防虫、防鼠，保护档案安全。保持适当的温度（16-26℃为宜）和适当的湿度（相对湿度45-60%为宜）。

第二十条 档案库房严禁吸烟和存放易燃物品。

第二十一条 档案工作人员严守档案信息内容安全，防止档案信息泄密。

第六章 档案的鉴定和销毁

第二十二条 鉴定销毁的原则

（一） 对超过保管期限的档案进行鉴定，提出存毁意见。 （二） 确定无保存价值的档案进行销毁。

第二十三条 档案的保管期限分为二种，永久、定期两种。定期一般分为30年和10年。

第二十四条 分管档案工作的领导、各部门负责人和综合档案室组成鉴定小组。

第二十五条 综合档案室列出超过档案保管期限的档案清单，按照档案类别报送各相关所属部门、及分管档案工作的领导，由部门负责人及分管档案工作的领导对超过档案保管期限的档案批示档案销毁意见。

第二十六条 经过鉴定，对确定已经失去保存价值需要销毁的档案，由综合档案室编制销毁清册，经分管档案工作的领导最终审批后，进行销毁。

第二十七条 销毁档案由档案管理人员进行，各部门派一名兼职档案人员负责监销。销毁完毕，销毁人和监销人在档案销毁清册上签字，档案销毁清册作为永久卷保存。

第二十八条 不在归档范围之列的一般性、临时性文件由各部门自行保管，保管2年后（具体时间可以征询部门负责人），由部门总经理或负责人及分管领导审批同意后，可进行销毁。

第七章 档案的利用和保密

第二十九条 总部内部人员，因工作需要可到综合档案室查阅、借阅档案，并填写档案借阅登记表。

第三十条 总部内部人员如因工作需要，需要借阅档案时，进行借阅登记后可进行借阅。借阅限三日内归还，需延续借阅时，需办理续借手续。

第三十一条 查阅或借阅秘密、机密档案，需文件形成部门的总经理签字同意后方可查阅或借阅。查阅或借阅绝密档案需经副总裁或执行总裁签字同意后方可查阅或借阅。

第三十二条 所借档案，不得转借他人，不得涂改、损坏、拆散、剪贴，更不得丢失、泄密。如有其他人员借阅同一档案，必须向档案室登记后，方可借阅，不得私自授受。

第三十三条 档案的归还，需当面核对点清和办理归还手续。

第三十四条 本公司人员调离、离职前，须将所借的档案如数归还综合档案室，办理归还手续。

第三十五条 借阅公司绝密、机密档案的内部人员严格遵守公司的保密制度，在保管和复制方面要严加防范和控制。

第三十六条 公司对使用频繁和重要的档案资料采用科学手段，实现电脑网络化管理，借阅人员用完之后应及时删除。

第八章 附 则

第三十七条 本标准由总部综合部负责解释。

第三十八条 本标准未尽完善之处，由总部综合档案室按实际需要做出修订。

附件1：总部档案工作网络图 企业管理总监 综合部 项目公司总经各项目公司综合部 各职能部门兼职档案综合档案室 总部各职能部门和兼职档

附件2：归档章式样 附件3：档案移交清单

档案移交清单

部门名称/分公司名称:

序号 类名/案卷题名 所属年度 卷数 文件数 备注

序 号 文 件 内 容 部 门 合 计: 移交人: 接收人: 日期: 附件4：及时归档文件清单

及时归档文件清单

1 2 3 分公司营业执照、批准证书、组织机构代码证 分公司税务登记证（国税、地税） 分公司验资报告、审计报告 企业部 财务部 财务部 企业部 企业部、 投资部 企业部 4． 项目股权变更的协议、合同 5 6 7 与政府之合作合同、框架协议，合资或独资合同、章程 以上合同变更或补充 其他重要文件 制单人： 审批人： 附件5：文件归档范围和保管期限表

文件归档范围和保管期限表

四级 类目 一级 类目 二级 类目 三级 类目 归 档 文 件 保管期限 定 期 永1030 久 年 年 文书综合管理部 类 党务 党委工作会议、纪要文件 党务决议、办法、通知、通报等文件 党员学习教育与党工作中形成的文件 党委评先创优文件材料 下属单位关于党务工作请示及报√ 告 工会工作计划、总结、会议纪录、决定、通知 工会管理、文体活动等形成材料 工会选举、任命等文件 企业文总部期刊和印刷 化 公司的宣传画册 公司重大新闻及汇编 企业活动的相关文件（方案、报告、批复） 企业重大活动的相关文件 行政管综合部各类管理制度 理 综合部年度工作计划、总结、报告 √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

分公司报送的文件材料（重大问题的专题报告） 总部的正式通知、函 年会的通知、与会名单、议程、报告、领导人讲话、大会发言讨论通过的文件决议、纪要 行政管公司营业执照、批准证书、组织理 机构代码证、税务登记证、外汇登记证、工商注册材料 公司合同、章程及补充 公司董事会的会议纪要、领导讲话 公司召开工作会议、专题会议 机动车调拨、保险、事故、转让等文件 车辆证照 XX集团公司制发的关于本公司领导人任免、人员编制等文件材料 XX集团公司制发非本公司主管√ 业务但要贯彻执行的文件 房产、土地所有权和使用权的文件 出国考察、参加国际会议、接待来访等外事活动形成的文件材料 √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

（含签订协议、协定、备忘录、考察报告、会谈记录） 档案管档案管理的年度计划和总结 理 档案移交清册、归档文件目录、销毁清册 档案工作的制度、规定等 总务管总部办公楼租赁、合同协议及补理 充 各类请示、报告及批复 办公设备及用品、机动车等采购审批手续，购置等文件 企业按分综 合 部 公司分 综合 企业管理制度 年度工作计划和工作总结 反映本企业活动的报刊（如简报） 给政府的请示及政府的通知、批复、会议纪要 分公司关于企业管理一般性的文√ 件的请示 验资报告、审计报告、公司章程、评估报告 关于分公司筹备的请示、批复 分公司营业执照、批准证书、组织机构代码证、税务登记证、工商注册材料等 经营计经营目标与计划明细表 √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

划与考年度经营计划及预算 核 经营目标责任书 关于经营计划与考核的请示、批复、方案 统计 法律按 事务 项 目公司分 经营统计月报表及统计分析 法律事务的管理制度规范 分公司上报备案的合同、协议 纠纷事件处理的相关文件 合同谈判会议纪要 对内外法律函件 其他法律文件 业务按分国内业管理制度 部 公司务 分 重要活动的总结、重要专题的调研材料 对外发的各类函件 关于市场开发营销方案、奖励方案的请示、报告及批复 年度经营计划、工作总结，中长期经营发展方案 业务按分国内业销售合同、采购合同 部 公司务 分 分公司上报的一般性文件和总部√ 批复。 客户服务年度工作计划、总结 分公司上报的关于客户服务的一√ 般性文件 √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

计划、总结、统计、调研等方面的材料（年度以上） 计划、总结、统计、调研等方面√ 的材料（年度以下） 国际业各类合同、信用证、开证审批表、务 合同审批表(按每单或每船) 对外发的各类往来函件 公司各类请示、批复文件 年度工作计划和工作总结 安全部 按 项 目 公 司 分 安全管理制度 工程项目招投标文件 合同、审批类文件 会议纪要 应急预案 安全检查报告 项目协议书 其他类重要文件 信息部 各项管理、规章制度 各类通知、批复、请示文件 应急预案 年度工作计划和总结 投资部 按 分 公 司 规章制度 各类合同、协议书 公司基本情况介绍，所在省市的基本开发部及地图等，公司的财 √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

分 务报表、资产损益表、资产负债表、资产明细表、房地产证 市场分析报告、尽职调查报告 公司的验资报告、审计报告 公司的组织情况、人员情况 分公司的管理制度 公司的章程 公司的营业执照、组织机构代码证、土地使用证 政府各种批文、通知、函 公司的通知、通报、报告 √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ 内控按分部 公司 分 公司规章制度等行政性文件 年度工作计划和总结 内控审计报告类文件 各类请示、批复文件 资金部 公司规章制度 各银行综合授信合同 各单笔借款合同 各类请示、批复 年度工作计划和总结 人力部 公司规章制度等行政性文件 人事任免文件 员工录用、辞职、转正等文件 员工考核、职称评审工作等文件材料

职工名册 员工调动工作的行政、组织关系的材料 终端经营管理事业部 公司各类规章制度文件 年度工作计划、总结、统计、调研 工作计划、总结、统计、调研（年√ 度以下 各类请示、批复、通知、报告 分公司报送的文件材料（重大问题的专题报告） 分公司报送的年度以上的计划、√ 总结、统计材料 财务部 公司各类规章制度等文件 各类请示、批复、通知 年度工作计划和总结 声像类 实物类 人力资源类 财务类 保管期限详见会计档案管理期限表 备注： 1、总部的正式通知由档案室归档，各部门无需归档总部的正式通知，以免重复。

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ 2、各部门的文件由各部门归档，各部门收到的其他部门参考性、告知性的文件无须归档，以免重复。

3、分公司上报的各种周报由各部门自行保管，保管3~5年后报部门领导及分管领导可进行销毁。

4、临时性文件无须归档。

附件6：文件归档范围和保管期限表（总部）

文件归档范围和保管期限表（总部）

编制说明：

1、根据国家档案局第8号令规定结合公司具体情况，制订文件归档范围和保管期限表，此表仅适用于公司总部。

2、此表用来确定文件归档范围和保管期限，并体现文件分类方案。 3、保管期限分为二种，永久和定期。定期一般分为30年和10年。 4、分类大纲 一级类目与代号 二级类目 三级类目 按分公司分 部门行政类文件 声像类（SX） 实物类（SW） 人事类（RS） 财会类（CK） 不设二级类目 不设二级类目 四级类目 按部门职能细分 文书管理类（WS） 党政管理类 （1）一级类目共分5大类，二级类目根据部门分。二级类目有综合部(ZH)、信息部(XX)、企业部(QG)、安全部(AQ)、业务部(GN)、国际业务部(GJ)、投资部(TZ)、内控部(NS)、法律部(FL)、终端经营管理事业部(ZD)，人力部（RL）、资产管理部（ZG）、财务部（CW）。(也可用拼音简称)

（2）三级类目通常按照不同分公司或项目分。

不适合按分公司或项目分类的，结合三级类目的问题分类。

综合部、信息部、资金部、人力部、财务部、终端连锁管理事业部不设三级及以下类目。

（3）综合部的四级类目包括党务、企业文化、行政管理、总务管理，

企业部包括综合、经营计划与考核、统计。 业务部的包括国内业务和国际业务。 其他不设四级类目。

5、在实际的分类过程中，可根据文件数量的多少对类目进行组合。 附件7：档案盒封面和盒脊式样 附件8：备考表式样

考表

备

盒内文件情况说明 注：情况说明填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况 整理人： 检查人： 年 月 日 附件9：归档文件目录封面式样

归档文件目录

附件10：归档文件目录式样

归档文件目录

件号 责任者 文号 文件题名 日期 页次 盒号 备注

附件11：档案借阅登记表

档案借阅登记表

序号 借 阅 档 案 借阅部门

借阅人 领导审批 借阅时间 归还时间 利用方式 备 注

附件12：档案销毁清册

档 案 销 毁 清 册

序 号 案 卷 或 文 件 题 名 年 代 盒号 卷号或文卷内文保存期销毁 号 件件数 限 原因 备 注 附件13：档案销毁清册审批表 档 案 销 毁 清 册 审 批 表

该销毁清册销毁档案共计 （卷／件） 起止年度： 其中

因 请准予销毁。

鉴定领导小组负责人部门负责人（签字）：监销人 ： ： 年 月 年 月 年 月 （签字）日 日（签字）日

第二编 文书档案整理细则

为了实现公司档案管理的系统化、标准化，为公司的经营发展提供有效的档案利用，根据《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）结合公司特点，特制定本细则。

一、整理原则

遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分文件不同价值，便于保管和利用。 二、释义：

文书档案是指公司各部门在企业管理、投资发展、安全生产管理、国际国内业务管理、行政管理等活动中形成的以文字和纸质为主要信息记录方式的有利用价值保存备查的文件。

三、整理步骤 1、装订

归档文件以“件”为整理单位进行装订。正本与定稿为一件；正文与附件为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；来文与复文为一件；文件处理单与文件为一件；报表、名册、图册等每册（本）为一件。

（1） 件内稿本、文本的排列。

装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；不同文字的文本，中文版本在前，其他文种版本在后。有文件处理单的，应放在文件的前面。

（2） 装订方式和装订材料的选择

装订材料没有统一规定，但应符合档案保护的要求，对归档文件无损害，不能影响档案的保存寿命。一般采用缝纫线在文件左侧或左上角轧边，较厚文件可采用“三孔一线”的装订方式。另外还可采用不锈钢订书钉、不

锈钢夹等装订方式。已成册不易拆封且未使用易锈蚀的金属物装订的，无须另行装订。

（3） 装订的要求

装订文件要力求整齐、结实、美观。一般说来，采用左侧装订的，应将文件左、下边对齐，采用左上角装订的，应将文件左、上边对齐。

2、分类

本细则采用“年度—机构(问题)—保管期限”的分类方法。 （1）按年度分类。以每年1月1日至12月31日为一个自然年度。一般以文件的签发日期判定文件所属年度。有针对年度的文件材料（如年度计划、总结、报表、名册）等分入针对年度。跨年度办理完毕的文件材料分入办结年。计划、总结、预决算、统计报表、表彰先进等材料内容所指年度与文件形成年度不一致，统一按其形成年度。例：2005年形成的《2005~2008年工作规划》，应归入2005年度。对请示与批复、转发件与被转发件、会议、案件等跨年度形成的文件，统一在办结年度归档。例：下级单位2005年12月写的请示，上级单位2006年1月收到，如将“请示与批复为一件”，则该请示应连同办理过程中形成的其他文件一起归入2006年。

（2）按机构（问题）分类。将同一个机构的文件作为一类。有的文件不适合按机构分类的，可以按问题分为一类。

（3）按保管期限分类。将同一机构同一年度同一项目的文件按照永久、30年、10年。

（4）在保管期限下，以问题为主，兼顾其它特征组卷。

不适合按问题组卷的文件材料区别对待，如周报、月报、计划、总结、报告等综合性文件材料按名称组卷；会议文件材料按会议名称组卷；统计报表、通知书等按名称组卷；内部刊物按名称组卷。

分类方案：例：

2007年 各部门 永久、30年、10年

2008年 各部门 永久、30年、10年 2009年 各部门 永久、30年、10年 3、排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度排列。

4、编号

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置年度、保管期限、机构（问题）、件号。

（1）年度。文件的形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2004。 （2）机构（问题）。作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。

（3）保管期限。归档文件保管期限的代码。永久（A），30年（B），10年（C）。

（4）件号。文件的排列顺序号。其编制方法是：依据归档文件的排列顺序，一个年度每个机构每种保管期限每个问题的归档文件从“1”开始标注。

5、编制归档文件目录

归档文件目录设置件号、责任者、文号、文件题名、日期、页数、盒号、备注等项目。

（1） 件号：文件的排列顺序号。

（2）责任者：文件的发文机关或署名者。填写责任者项时一般应使用全称或通用简称；联合发文时一般应将所有责任者照实抄录，责任者过多时加“等”字可适当省略，但作为责任者之一的立档单位必须抄录。

（3）文号：文件的发文字号。

（4）文件题名：文件标题。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[ ]”号；题名中反映发文机关名称的，抄录题名时，可

省略发文机关名称；正文与附件，转发文与被转发文，如果正文题名反映出附件内容，转发文题名指明被转发题名的，填写时仅抄录正文题名、转发文题名；否则，附件题名、被转发文题名均要抄录，并加“（）”号标识。

（5）日期：文件的形成日期。以8位阿拉伯数字标注，格式为“年-月-日”，如“2004-10-19”。

（6）页数：每件归档文件的页数。有字迹和图表的页面算作一页，空白页不算页数。

（7）盒号：同案卷号。

（8）备注：注释文件需要说明的情况。

归档文件目录及封面用纸采用国际标准A4型。

归档文件目录应装订成册并编制封面。封面设置年度、保管期限、机构（问题）项目。

6、装盒

归档文件应按件号顺序装入档案盒，并填写备考表、盒内文件目录、档案盒封面及盒脊项目。

（1）备考表

备考表置于盒内文件后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人和检查日期。

① 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 ② 整理人：负责整理归档文件的人员签名。 ③ 整理日期：立卷完成的日期。

④ 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名。 ⑤ 检查日期：检查的日期。 （2）盒内文件目录

盒内设文件目录，是为了便于盒内文件材料的保管、利用和进出核查。在项目设置、填写内容和要求上与归档文件目录完全一致。

（3） 填写档案盒封面。文书档案的档案盒封面无需填写。

（4）填写盒脊。文书档案的盒脊设置年度、保管期限、起止件号、机构。

第三编 声像档案管理办法

第一条 声像档案是指公司在各项活动中形成的有保存价值的照片、录

音带、录

像带、光盘等特殊载体的历史记录。

第二条 公司声像档案是公司档案的重要组成部门，实行集中统一管理

的原则。

第三条 公司声像档案的归档范围 1、反映公司概貌的声像材料。

2、公司召开的各类重要会议形成的主要声像材料（包括大会会场、主席台、主要领 导讲话等场面）。

3、公司在涉外活动中形成的声像材料。

4、公司重要工程建设中形成的主要声像材料（包括现场原貌、开工仪式、重

要施工

阶段、竣工仪式等）。

5、 公司其它重要活动、重要事件或重大事故形成的声像材料。 6、其它具有保存价值的声像材料。 第四条 声像档案的归档要求

（一）声像档案在产生后应及时向综合档案室归档。

（二）声像档案必须图像清晰，声音清楚。并由移交部门加以必要的文字说明。

（三）移交部门填写声像档案移交清册目录，一式两份，交接双方各留一份备查。

第五条 声像档案的整理。声像档案按照不同载体进行整理。因公司主要的声像档案主要为照片档案和光盘档案，这里以照片档案和光盘档案的整理为主。

一、照片档案的整理

1、照片档案按照年度—组别的分类方法进行分类。一组照片为反映一次活动或一个问题的若干张照片的总和。一个年度内的照片按照每组照片产生的时间顺序排列。照片号的格式为年度—组号—张号。一组照片为一个组号，每组照片中的每张照片按顺序编号小流水号。如“2006-01-03”，即是2006年度第一组的第一张照片。

2、照片应放入照片册保存。

3、照片册内的每张照片应该填写照片说明，包括单张照片说明和照片档案总说明。

（1）单张照片说明包括照片号、底片号、参见号、时间、地点、摄影者、事由。

事由应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括提示照片影像所反映的全部信息。

（2）照片档案总说明：在一册照片档案之前，概括揭示该册照片所反映的全部信息。说明时可以分组说明，并注明每组照片的起止号。

4、照片档案卷内目录的编制。每册照片档案应编制册内照片目录，置于每册档案盒首页。

二、光盘档案的整理

1、光盘档案按照年度进行分类。一个年度内的光盘按照产生的时间顺序排列。

2、光盘应放入专门的光盘档案盒内保存。

3、光盘档案盒内的每张光盘应该填写光盘说明，包括单张光盘说明和光盘档案总说明。

（1）单张光盘说明包括全宗号、目录号、分类号、卷号、代号、光盘名称、刻录人、刻录日期。全宗号、目录号无需填写。分类号填写光盘的年度，如“2005”。卷号填写一个年度内的光盘顺序号。光盘名称即光盘内容的简要序号 照片/光盘档案题名 张数/盘数 拍摄/刻录时间 文字说明 描述。

（2）光盘档案总说明：在一卷光盘档案之前，概括揭示该册光盘所反映的全部信息。

4、光盘档案卷内目录的编制。每卷光盘档案应编制卷内目录，置于每卷光盘档案盒内首页。

第六条 声像档案按照不同载体编目、排列。

第七条 声像档案一般不外借。如有特殊需要，需要外借，须经部门总

经理或负责人及

行政部总经理批准同意后，方可借出。 附件1：声像档案移交清册目录

声像档案移交清册目录

照片号 照片题名 照片所在 底片所在卷号/页号备注 /底片 号 拍摄时间 页号 移交人： 接收人： 日期： 附件2：照片档案卷内目录

照片档案卷内目录

序号 光盘名称 刻录日期 刻录人 密级 备注 附件3：光盘档案卷内目录

光盘档案卷内目录

第四编 实物档案管理细则

一、实物档案的归档范围

凡是本单位在行使职能活动时，形成、获得或者收集的，对具有长远保存利用价值的实物均属实物档案归档范围，实物档案归档范围如下：

1、本单位获得的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖怀、牌匾等。 2、本单位举办或承办重大活动形成的有保存价值的凭证性实物，包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、首日封、纪念邮票、组织机构印章、赠送的礼品等。

3、本单位外事活动中获赠的纪念品、礼品。 4、其它有重要保存利用价值的实物。

二、实物档案的归档要求

1、实物档案应在形成或获得实物一个月内向本单位档案部门移交，任何单位、部门或个人不得将实物损坏或转送他人。

2、归档实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明。

3、归档的实物档案应保持整洁、无破损。 三、实物档案的整理 （一）分类

实物档案原则上按实物形状分类，实物形状具体分为平面实物、立体实物等类别，由于每年形成的实物档案内容单一，主要是一些荣誉实物档案，所以可以不分类，打破载体形式界限，直接按归档时间顺序统一编号。

（二）编号

依照实物形成的时间先后顺序排列，从1开始编制流水号，实物档案应以“件”为单位，按一件一号的原则进行编号，并在实物上粘贴标签，平面实物粘贴在实物反面的右下方，立体实物将标签粘贴在实物底部。

归档章项目包括：全宗号、目录号、年度、案卷号。 全宗号：同级档案馆给立档单位编制的代号。可以不编。 目录号：可以不编。

年度：实物形成的时间，注明到年份。 案卷号：每件实物档案的流水编号。

归档章项目应用阿拉伯数字填写，书写材料应符合档案管理要求。 （三）编目

实物档案应按分类编号要求，将目录录入计算机，编制实物档案案卷目录，案卷目录的格式用文书档案案卷目录格式，题名注意要注明标准内容外，应注明载体。

（四）保管

实物档案从某种程度上体现着一个企业的发展史和光荣史，有着不可替代的地位和作用。许多实物都具有较强的代表性、可参考性，所以它的保存又不能象文书档案、科技档案那样简单地放在档案柜中，而是要采取相对开放式的保管方式。如：整齐地陈列于荣誉室，使各阶段、各项工作中取得的成绩得展示，对本单位的工作人员是一种鼓舞和激励，能发挥其他档案不可替代的作用。当然，并不是所有的实物档案都要陈列出来，对于那些未被列入陈列柜中的实物档案，并不意味着将其打入冷宫，对其置之不理，而是要妥善放置于档案柜中，以被利用。具体保管要求有六点：

1、实物档案一般应专柜保管，对贵重的实物档案，要采取相应措施确保安全，移出档案室必须要履行签字手续。

2、对实物档案应定期清点，做到帐物一致，发现问题及时查对清楚。 3、实物档案应保持整洁，定期除尘，避免褪色，确保实物档案完好无损。 4、存放锦旗、证书等易虫蛀的橱柜，要投放防虫剂。

5、奖状可卷成筒状保管，锦旗也可卷成保管或折叠后放入档案盒保管。奖杯存入要避免又叠压、挤碰。

（五）利用

1、利用实物档案必须严格履行登记手续。

2、利用实物档案原则上只能使用实物照片，如确需使用实物档案原件，须写明利用目的，经本单位分管领导批准后才能利用。

3、归还实物档案时，档案管理人员应对归还的实物档案仔细检查，核查无误后方可签字注销。如发现损坏，应追究责任。

第五编 人事档案管理细则（仅供参考）

人事档案是公司人事部门在招聘、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关员工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现及工作变动等内容的文件材料，是组织对个人培养、使用、提升、晋级的重要依

据,为加强人事档案的管理，提高科学管理水平，确保人事档案的完整与安全，有效保护和利用档案，更好地为公司各项管理工作服务，根据《企业职工档案管理工作规定》制定本细则。

一、人事档案的归档范围 第一类、履历材料； 第二类、自传材料；

第三类、鉴定、考核、考察材料；

第四类、学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学绩、培训结业成绩和评聘专业技术职务、考绩、审批材料等）；

第五类、政治历史情况的审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料）；

第六类、参加中国共产党及民主党派的材料；

第七类、奖励材料（包括科学技术和业务奖励英雄模范先进事迹）； 第八类、处分材料（包括甄别、复查材料、免于处分的处理意见）； 第九类、录用（包括劳动合同书）、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会议登记表等材料；

第十类、其他可供组织参考的材料； 二、人事档案的移交

1．人力部门负责人事档案的补充、收集、整理和归档，档案室负责人事档案的接收、整理、保管和提供利用。

2．人力部门明确专人负责人事档案管理工作，与档案保管部门建立人事档案接口关系，保障人事档案材料的及时归档。

3．在职工调整职级、评定工作岗位技术、考核考察等活动结束后，将形成的材料10天内送交档案管理人员归档。

???4．立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经部门审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。对

不符合归档要求的档案材料，及时通知形成材料的部门，补送材料或补办手续。

5. 除做好日常收集工作外，每半年进行一次集中全面收集。对较大规模的考察、考核、职务和工资变动、评聘专业技术职务等工作中形成的档案材料，及时进行重点收集。

6. 人事档案材料统一使用A4的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。归档材料原则上为材料原件，电传文件也可归档。

7．每年年底全面检查核对一次档案，并与人事部门核对各类人员的增减情况。

三、人事档案的整理

第一、二、三、四、七、十类人事材料按其材料形成时间先后排列，其中第七类奖励材料应将单位的审批材料放在前面。

第五、八类排列顺序为：上级批复、结论或处分决定，本人对决定处分和结论的意见、调查报告、证明材料、本人检查、交待材料。

第六类、材料应将入党、入民主党派的材料分别排列、入党志愿书排在入党材料之前，然后排列申请书、转正申请书、党员登记表等。

第九类材料按内容性质与时间相结合的方法排序，先分成4个小类：1）工资待遇材料；2）调动、任免与离退休材料；3）出入境材料；4）其他材料。各小类内的材料，均按形成时间的顺序排列。

人事档案清点无误后，办理登记、编号、归档入库。整理分类方法如下： 1．档案编号以员工工号或入职编号为准。例：编号： 0001 姓名：XXX 2．入职职工档案。编号：RS-R-200X。 3．招聘档案。编号：RS-Z-200X。 4．培训档案。编号：RS-P-200X。 5．薪资福利档案。编号：RS-X-200X。 6．人事规章制度。编号：RS-G-200X。

7．其他文件资料。编号：RS-Q-200X。 8．档案袋的样式、规格实行统一的制作标准。 四、人事档案的查阅和借用管理

1．人事档案原则上不外借。各部门因工作需要查阅人事档案时，须经所属主管领导批准、档案管理部门核实后，方可办理借阅手续。

2．外单位查阅人事档案时须持本单位组织（或人事）等部门出具的介绍信，并经本公司部门经理签署意见后，方能借阅。

3．借阅期间，应做好人事档案的安全、保密。查阅档案一般在档案室（或办公室）查阅，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，不得泄露档案内容，违者严肃处理。

???? 4. 借用、查阅档案的单位或个人，不得擅自拍摄、复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，须经档案主管部门领导批准后才能复制办理。

5．任何个人不得查阅或借用本人及亲属(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的档案。

第六编 会计档案管理细则（仅供参考）

一、会计档案的定义

会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算材料，它是记录和反映本公司经济业务的重要史料和证据。1998年财政部和国家档案局颁布的《会计档案管理办法》对会计档案的管理作了严格要求。《办法》规定，各单位每年形成的会计档案都应由财务会计部门按照归档的要求负责整理立卷。会计档案在会计年度终了一年后向档案部门移交，不得自行封包保存。

二、会计档案的整理（由会计部门立卷）

一般采用年度—形式（名称）—保管期限分类组卷，即把一个单位形成的会计档案先按年度分开，然后再按名称分类，在每一类中按保管期限顺序排列，一年一个流水序号。

（一）会计凭证的整理

1．按月度进行整理，记账凭证应折叠整齐，每月订成一册或数册，每册厚度在3CM。

2．加盖牛皮纸封面、白纸封底或牛皮纸包角。用红色活字数字注明册数和数量。

（二）会计账簿的整理

按照账簿种类整理立卷，具体方法是：

1. 订本账，依次编写有效页号，并在原装订本正面贴上会计账册封面； 2. 活页或卡片账页，先去掉空白页并依次编排页号，再装订，并贴上会计账册封面；

3.会计账簿编号为一年一编，具体顺序：总账——明细账——银行日记账——现金日记账——辅助账。

4. 编号：账簿类内按保管期限递减的原则，所有各种账簿案卷统一由年编案卷顺序号。

5. 填写案卷目录。

6. 装盒。按案卷号顺序装满一盒再装第二盒，不同年度的会计账册不能装入同一盒。

（三）报表的整理： 1. 组卷

年度报表，独立组卷。

在整理报表时，对报表进行分析和说明的文字，是会计报表的重要组成部分，如财务情况说明、财务报告等，审批报告、批复等要与报表一同组卷归档，并放在被说明报表前。

2. 编制页码。在文件右上角编制页码。 3. 编制卷内目录。

卷内目录包括顺序号、责任者、文号、文件题名、日期、页号、备注。

4. 装订：组好的案卷要除去卷内文件的金属物，加卷内目录，采用三孔一线方式装订。

5. 填写备考表、封面。 三、排架顺序和存放顺序

上架排列方式与本单位档案分类方案一致，采用按档案年度,再按类别顺序排列。存放顺序从左到右，从上到下方式。

四、会计档案的移交

1．会计档案由会计部门保管1年期满后移交给本单位综合档案室保管； 2．会计部门编制移交清册，填写交接清单； 3．在账簿使用日期栏填写移交日期；

4．档案部门按移交清册和交接清单所列项目核查无误后签章； 5．由档案管理人员编制会计档案归档目录。归档目录包括：案卷号、题名、起止日期、保管期限、页数、备注。

五、会计档案的借用、复印管理

1．建立借阅登记清册， 借阅、复印人员须经财务部主管人员批准后，方可办理借阅、复印手续。

2．借阅人员不许在案卷中标画，不得拆散、抽换原卷册。

3．借阅人员不得将会计档案携带出办公室，除特殊情况，须经单位领导批准。

六、会计档案的销毁

会计档案保管期满需要销毁时，档案部门会同会计机构共同鉴定，严格审查，提出销毁意见，编制会计档案销毁清册。单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。在销毁会计档案时，档案部门和会计部门应共同派员监销，销毁后，监销人和经办人员在会计档案销毁清册上签名盖章，并注明“已销毁”字样和销毁日期。以下情况会计档案不得销毁：

1．对保管期限已满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的

原始凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，由档案部门保管到未了事项完结时为止。

2．正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案也不得销毁。

会计档案销毁清册

顺序号 类别 案卷号 案卷题号 起止日期 页数 应保管期限 已保管年数 备 注 年 月 日 单位负责人批示（签名） 年 月 日 备注 销毁会计档案意见 数 账簿卷（册）凭证卷（册）数 鉴定小组负责人（签名）

监销人（签名） 七、会计档案保管期限表 顺序号 一、 1 2 3 二、 4 5 6 7 8 三、 9 10 四、 11 12 13 档 案 名 称 会计凭证类 原始凭证 记账凭证 汇总凭证 会计账簿类 总账 明细账 日记账 固定资产卡片 辅助账簿 财务会计报告类 月度、季度财务会计报告 年度财务会计报告（决算） 其他类 会计移交清册 会计档案保管清册 会计档案销毁清册 15年 永久 永久 保管期限 15年 15年 15年 15年 15年 15年 年 月 日 备 注 包括日记总账 现金和银行存款日记账保管25年 固定资产报废清理后保管5年 包括各级主管部门汇总财务报告 包括文字分析 包括文字分析 15年 3年 永久

14 15 银行余额调节表 银行对账单 5年 5年 附件1：会计档案盒