档案管理信息系统技术需求书

档案管理信息系统

- 技术需求书

.专业文档.

- -

目 录

1、档案系统的现状2 ２、档案系统需求概述2

2.1归档的围2 2.2档案系统的用户围3 2.3功能需求概述3

３、系统建立目标及预期的效果9

3.1系统建立目标9 3.2预期的效果9

４、系统总体规划10

4.1系统建立原那么10 4.2档案管理系统案10

- 可修编

- -

一、需求分析

1、 档案系统的现状

通信行业是现在开展最迅猛，同时也是竞争最剧烈的行业，竞争不仅来自市场能力，还有更加重要的就是提高部的管理水平和工作效率。随着竞争越来越剧烈，对公司的管理水平提出了越来越高的要求。档案管理作为公司的重要资源局部,其管理模式处于半手工状态，存在着效率低、工作量大、查询速度慢、资源利用率低等问题。

公司全面运行办公自动化以后，按照档案局针对电子档案管理的有关规定，办公自动化系统产生的电子文件要定期导入档案管理系统，以便实现对电子文件的分类、整理等档案化管理，并通过网络的式提供利用查询。因此必须加紧建立和OA系统有数据接口的档案信息化管理系统，满足电子文件向档案馆〔室〕移交,由档案部门进展电子文件的管理和利用的要求。

档案管理信息化的另一个要档案馆〔室〕原有档案的数字化管理。目前，仅仅实现了局部档案的目录级管理，更便、更快捷、准确的全文检索工程一直没上，用户查阅档案只能到档案馆现场查阅复印，工作效率低，现代化程度不高，耗材和纸用量巨大，随着公司办公效率的提高，传统的档案查阅和利用式已经成为网络化办公的一个缺陷，达不到企业高效管理的要求。

２、 档案系统需求概述 2.1归档的围

〔1〕文书档案

至2005年底，省公司本部的文书档案约12500卷，一期工程方案完成150万页文书档案数字化加工、管理。

〔2〕声像档案

至2005年底，省公司本部照片档案4600，录音、录象、影片资料119盘。

-

可修编

- -

一期工程方案完成3000照片档案的管理，。

〔3〕企业资料

至2005年底，省公司本部荣誉实物档案1025件，资料5000册。一期工程方案完成1025件荣誉档案的管理。

〔4〕其他档案〔包括经营类、合同类档案〕

2.2档案系统的用户围

〔1〕OA用户

从档案系统进展相关资料的查询。 〔2〕档案管理员

包括省公司、市、县的档案管理人员。

〔3〕本次工程一期只涵盖省公司本部档案管理员和OA用户围。

2.3功能需求概述 2.3.1根本需求

(1)建立省公司本部档案工作管理网络，在档案工作管理网络上形成大规模的、高度有序的数字档案资源库，并通过网络接收和管理公司OA产生的电子文件，向利用者提供高效准确效劳，建成“档案数字管理系统〞。

根据我公司档案管理的现状，整个系统可按档案管理的三个流程分为收集系统、管理系统和利用系统。收集系统包括“数字档案化〞和 “档案数字化〞二大模块，前者在办公自动化系统中对电子文件归档后进入收集系统，后者将馆藏档案通过扫描、模拟向数字转换等手段进入收集系统。

管理系统通过平安检查进入利用系统。利用系统可以通过网络为用户提供强大的全文检索功能，用户可依据自身权限在较短时间实现对档案的全文检索，根本不再翻开库房。

-

可修编

- -

档案室〔馆〕业务管理 全文检索 OA用户 档案系统管理 档案数据转换接口 档案资源库 档案平安管理 门户 档案管理员 数字化加工系统

(2)对档案馆〔室〕的原有纸制档案和其他常规载体档案进展数字化处理，利用通信网络建立数字档案馆。

数字档案馆是建立在现代信息技术的普遍应用根底上，利用数字化手段，以高度有序的综合档案信息资源为处理核心，以高速宽带通信网络为技术设施的大规模、分布式数字信息系统。

档案数字化需要对馆藏档案实体信息进展扫描制作及存贮，建立档案容信息库。对多种媒体形式，包括纸、照片、胶片、录像带等，进展数字化处理。利用计算机应用软件来管理制作流程，并在制作过程中尽量恢复破损模糊的档案原件。

通过管理平台的数据加工，分别组成档案目录数据库和档案原文数据库。其中，档案目录数据库用于查询系统，共享到数字档案馆中心；原文数据库用于具体检索，保存在档案资源库中，当特定用户通过本地终端查询目录数据后需要检索原文时，平台系统只有在确认了各自的权利和义务以后，才会在受控的条件下将原文数据传送给用户。每一个用户在数字档案馆系统中都具有自身的用户权限，根据不同的权限查阅不同的档案。

-

可修编

- -

(3)建立档案信息门户

在档案信息化工程中，档案信息门户直接面向用户，向用户提供档案及其编研成果的查询结果。系统以文本、图像、音频、视频等式展现，其中OA转入的文件以WORD、EXCEL等原始格式显示，扫描文件及文件流转单转换为PDF格式显示，音频、视频文件那么实时在线播放。OA用户可以很便地通过访问档案门户实现对公司各类档案资源的利用。

2.3.2功能需求 2.3.2.1功能要求

〔1〕档案管理软件的开发研制与功能设计必须符合有关档案工作和计算机信息系统管理的法律法规和业务技术标准。

〔2〕档案管理软件的研制、安装和使用，必须具有格的平安机制。 〔3〕档案管理软件应具有良好的实用性、兼容性及可扩展性，并做到界面友好，用语规，操作简单，使用便。

〔4〕档案管理软件应具备较强的数据性，确保在软、硬件环境发生变化时数据的完整、平安迁移及有效利用。

〔5〕档案管理软件应配有完备的安装与使用技术资料，主要包括：用户手册、系统管理员手册、数据实体关联图等。

2.3.2.2数据管理功能

〔1〕数据管理模块应具备对各类档案目录及原文信息进展管理的功能，主要包括：数据库的建立、修改、删除，档案数据的输入、储存、修改、删除等容。

-

可修编

- -

数据库管理系统的选择应充分考虑用户所需的数据容量；数据构造设计应符合检索优先的原那么，能够进展灵活的数据交换，并具备平安、合理、灵活等特性。

〔2〕数据项的设置应符合?档案著录规那么?〔DA/T18—1999〕?的规定。 〔3〕系统应提供键盘录入、文件扫描和直接接收电子文件等多种档案数据输入式。

具有文档一体化功能的档案管理软件，应能保证系统文件处理局部录入的数据与档案数据对应工程的格式完全一致，并能根据归档标识实现归档文件的有效迁移。

具有图纸管理功能的档案管理软件，其录入图纸的幅面〔如A0〕与精度〔如200dpi〕应满足用户的应用要求。

〔4〕各种不同类型的档案数据，其文件格式均应尽量采用XML文档和PDF、TXT格式；扫描图像数据采用JPEG、TIFF、格式；视频数据采用MPEG、AVI格式；音频数据采用MP3、WAV等格式。

确需采用专用〔非通用〕格式的，应能根据需要按要现与通用格式之间的转换。

2.3.2.3整理编目功能

〔1〕整理编目模块应具备数据采集、类目设置、分类排序、数据校验、目录生成、数据统计、打印输出等根本功能，并能根据用户意见需要增设主题词〔或关键词〕及分类号的自动标引功能。

〔2〕整理编目模块应能满足以下主要要求：

-

可修编

- -

a、能为用户自行设置实体分类案预留空间，并能满足自动按照分类类目进展分类和排序；

b、能自动生成档案管理所需各种排列序号；

c、能自动生成符合档案工作相关标准的各类目录和备考表等； d、具备功能齐全的统计功能，并能生成相应报表；

E、具备完备的打印输出功能，能打印输出各类目录、统计报表、备考表等。

2.3.2.4检索查询功能

(1)检索查询模块应具备对档案信息数据进展多种途径检索查询的根本功能，并具备借阅管理等辅助功能。

(2)检索查询模块中必须设置题名、责任者、形成时间、主题词、分类号等检索项。根据用户需要，还可设置文件编号、档号等辅助检索项。

(3)检索查询模块应能满足以下主要要求：

a、能根据检索查询模块提供多条件组合查询，并能对常用检索途径进展优化，满足用户对查全率、查准率的要求；

b、能根据用户需要设置目录检索、全文检索、图文声像一体化检索等功能； c、能对查询结果进展显示、排序、转存、打印或选择输出等技术处理。 D、借阅管理功能应包括对利用者以及利用的目的、时间、容等信息的记录、分析、统计以及档案续借、退还等功能。

2.3.2.5辅助实体管理功能

〔1〕辅助实体管理模块应具备对档案征集、接收、移交以及档案鉴定、密

-

可修编

- -

级变更等进展相应管理的功能。

〔2〕辅助实体管理模块应能满足以下主要要求：

a、对征集、接收、移交档案的时间、来源、交接人、数量、种类进展管理； b、对档案划控、保管期限变更、密级变更、鉴定销毁等进展管理。

2.3.2.6平安功能

〔1〕档案管理软件的研制、安装和使用，必须符合?计算机信息系统管理暂行规定?〔国保发[1998]1号〕的各项要求，具备系统访问控制、数据保护和系统平安监控管理等根本功能，确保档案数据平安。

〔2〕系统访问控制，必须能实现格的权限控制，并具有防止越权操作的技术措施。

〔3〕数据保护，必须保证系统对档案数据的采集、存储、处理、传递、使用和销毁按照有关规定进展，并在各项操作中有相应的密级识别。涉密系统还应有格的数据加密措施。

〔4〕系统平安监控，必须能对系统中各种操作实现格的监控并加以记录。

2.3.2.7系统维护功能

〔1〕系统维护模块应具备用户权限管理、系统日志管理、数据的备份与恢复等根本功能。

〔2〕用户权限管理应包括系统各局部的操作权限管理和数据操作的权限管理。

〔3〕系统日志管理应提供于操作系统的电子文件、档案查询日志记录

-

可修编

- -

功能，包括上机人XX、访问时间〔年月日时分〕、所用微机编号、查询容、利用式〔阅读、修改、拷贝、打印〕，并提供详情查询功能。

〔4〕系统维护模块在提供数据备份与恢复处理功能的同时，还应能对档案数据某些代码提供便的维护。

2.3.2.8其它功能要求

根据实际情况需要增加的功能。

３、 系统建立目标及预期的效果 3.1系统建立目标

档案信息化系统工程最终到达以下目标：

(1)建立一个运行高效、使用与维护便、平安可靠的统一系统。使档案管理流程规化，提高查询等工作效率。

(2)统一考虑纸质档案和电子档案归档管理的不同特性；

(3)系统的制作要规、标准，具备升级、兼容的能力，以便出现新的形势时，可以提供坚实的根底而无须重建；

(4)留下与其他类型数据库系统连接的标准接口。与OA系统等其他系统留有数据接口，实现电子档案的自动归档和管理；

(5)系统对档案实现电子化和人性化管理，文书档案、科技档案、声像档案归档的电子化、自动化；可根据档案保管期限对档案影像做出鉴定和销毁的提示。

3.2预期的效果

(1)档案管理流程的规化 (2)档案管理效率得到充分提高

-

可修编

- -

(3)档案数据平安性、完整性得到极大提高

(4)档案的归档、检索、查阅效率得到极大提高、便性得到极大提高 (5)文书档案、科技档案、声像档案归档的电子化、自动化 (6)业务系统的压力有效降低，响应速度有效提高

(7)非档案性质的企业资料有了平安的数据中心，并且能够高效查询

４、 系统总体规划

在充分研究企业的需求并结合当前计算机技术以及存储技术开展水平的情况下，我们提出充分利用现有技术成果，按照需求的优先级分步实施，这样既能满足当前公司对档案的管理使用需求，同时为系统将来的扩展留有充分空间、能够适应今后的业务变化和自身开展。

4.1系统建立原那么

系统建立要遵循以下原那么：

具备充分的灵活性、平安可靠、具有良好的可维护性、具备良好的可扩展性、便易用、响应迅速、充分利用现有资源和设备。

4.2档案管理系统案 4.2.1应用模式

根据应用的特点，采用B/S 和 C/S 相结合的模式共同完成对需求的满足。 档案的归档、管理、检索、借阅、系统管理等等一系列的功能在B/S模式下完成。

原始档案的扫描整理工作在C/S模式下完成。

-

可修编

- -

4.2.2系统的软件构造

档案管理系统采用C/S和B/S结合的模式。效劳器端负责用户管理权设置，电子文件的存储和管理，以及库房、实物档案管理。客户端负责扫描录入，影像质检，编目著录，编目审核、过失处理、用户访问查询，打印报表等。系统提供基于WEB 的查询，用户可以根据权限进展查询、浏览，借阅档案资料等操作。

4.2.3系统硬件的配置

根据实际情况配置相关硬件，要求考虑档案数字化、存储藏份需求，以及高平安性、高可靠性，可扩展性，可管理性、低本钱高效率先进适用的原那么。

考虑到档案数据是对平安性要求非常高的大量数据，因此，需要特别关注系统的存储和备份问题。要求提供给档案管理系统真正高效，稳定和平安的数据存储效劳平台。

4.2.4与其他系统的接口

4.2.4.1档案管理系统与OA系统的接口

随着时间延续，OA系统产生的公文等档案需要电子档案管理系统进展档案归档操作。开发与OA系统的接口，实现以下功能 (1) OA系统产生的档案文件自动归档 (2) 和OA实现统一身份认证

4.2.4.2档案管理系统与其他系统的接口

档案管理系统随着以后各系统的建立，还需要与工程管理系统、ERP系统，人力资源系统有相应接口，本工程应考虑与相关系统留有接口，实现归档操作。

-

可修编