第４期（总第７１期） ２００９年７月 山西广播电视大学学报 Ｊｏｕｒｎａｌ ｏｆ Ｓｈａｎｘｉ Ｒａｄｉｏ＆ＴＶ Ｕｎｉｖｅｒｓｉ Ｎｏ．４ ｕｌｖ．２００９ 摘要：办公室是协助领导处理各种事务，落实各项决策，为教学、科研和学院发展提供服务的职 能部门，它的工作具有中心性、复杂性和特殊性。学院的发展对办公室工作提出了更高更新的要求， 如何进一步转变观念，增强服务意识，提高服务质量是办公室工作应明确的问题。 ．关键词：办公室工作；服务；质量 中图分类号：Ｇ６４０ 文献标识码：Ａ文章编号：１００８－－８３５０（２００９）ｏ４—０ｏ３８—０２ 办公室作为一个综合职能部门，如何主动适应，探索规 律，更好地为教学科研服务，已经成为一项刻不容缓的任务。 强化办公室协调和服务意识 学院办公室工作综合繁杂，没有协调意识或者协调意识 淡薄都不可能把学院办公室工作做好。努力增强协调意识， 才能做到沟通上下、联系左右、协调内外，才能保证上下之间 的政令畅通、横向之间的协调一致以及和外部关系和谐，这 样才能保证整个机构的正常运转。 强化服务意识，实际上是“愿不愿”的问题，肩负有协调 的职责，能不能做好，还要看主观上是不是愿意去做工作．因 此称之为是否具有服务意识。过去，人们对办公室工作形成 种思维定势，其典型表现：一是照章办事，无创造性．二二是 限于被动服务；三是陷于事务圈子。随着学校的发展、了：作 节奏的加快，学院办公室要树立以教师为本、以学生为夺 服务理念，让办公室工作从偏重于简单办事转变为办事义出 谋献策；从单纯地收发传递信息转变为既收发传递又综合处 理信息；从凭经验办事转变为实行科学化管理；从被动服务 转变为力争主动服务。改变那种只当“传达室”、“收发室” 的传统工作方式，不断提高自己的综合能力。 一、一二、加强办公室队伍素质建设 所有工作做得好不好归根到底还要看人的问题，也即队 伍的素质问题。学院办公室人手少、工作多，要做好学院办 公室工作，要讲团结，相互支持，相互帮助，相互谅解，努力加 强团队建设，充分发挥出整体效能。每一位院办工作人员代 表的都是整个办公室乃至整个学院的形象。院办工作人员 态度与形象潜移默化的要影响人，这就要求管理干部在实际 工作中，加强道德修养，以身作则，形成强烈的责任心，热情 服务，乐于奉献，以高尚的人格去影响人。其次要有丰富的 知识。丰富的知识是个人魅力的基础之一，作为二级学院办 收稿日期：２００９－＿ｏ３＿２１ 作者简介：陈宏玲（１９７ｌ一），女，浙江温岭人，哈尔滨工程大学水声 工程学院，助理研究员。 ・公室人员既要精通马克思主义基本原理，又要熟悉本职工作 的业务知识，才能灵活适应繁杂的办公室工作，因此要树立 终身学习的理念。再次要扎实工作，努力提高工作能力。院 办工作人员的能力是人格魅力的重要因素，是能否成功工作 的关键。它主要包括：人际关系沟通能力、表达能力、观察能 力、应变能力、竞争能力以及分析判断能力、决策能力、创新 能力、组织管理能力等，而这些能力的培养只有通过不断的 实践，在实际工作中得以不断的提高。 三、实现办公室工作转变 实现由浅层服务向深层服务转变。办公室要认识到自 己的工作不能只满足于办好具体事务，不能只做浅层服务， 而要注重发挥办公室的“外腑”、“耳目”和“助手”等作用，促 进服务向深层次转变。要善于换位思考，站在领导的角度去 发现、分析、研究Ｉ＇．－Ｊ题，为领导决策提供科学的、有价值的依 据和建议，及时发现和总结在实践中创造的新鲜经验，及时 向领导提供客观、全面、有价值的信息；要准确领会领导意 图，既善于谋事，还要善于办事，发表观点要锦上添花，落实 决策要雷厉风行。 实现由被动服务向主动服务转变。办公室大量的Ｅｌ常 工作是承办领导交办的事项，且具有不可预见性，因而从某 种意义上说是处于奉命行事、较为被动的状态。因此，办公 室工作必须超前思考，增强工作的计划性，发挥主观能动性， 化被动为主动，在被动服务中加强主动服务，发挥枢纽作用， 增强工作的能动性。要协助党政领导搞好上下左右的联系， 妥善处理各种工作关系和公共关系，上情下达，下情上传，确 保部门的各项工作高效有序地进行。同时还要注意总结和 探索办公室工作规律，增强工作的主动性。 实现由传统服务向创新服务转变。办公室日常工作如 果按部就班也是可以应付过来的，但面对层出不穷的新情 况、新问题，如果我们不进行创新，工作就没有生机和活力， 要努力实现从传统型服务向创新型服务转变。首先，思想观 念上要创新。要进一步解放思想，不断增强时效意识，建立 信息灵敏、反应快捷、优质高效的办公室工作机制，增强工作 ３８・ ２００９年７月 陈宏玲：关于高校院系办公室工作的思考 的预见性、针对性和时效性，不断提高办公室工作的质量和 水平；增强开放意识，全方位、多视角地审视新变化，思考新 问题，拓宽新思路，实现新突破。其次，工作标准上要创新， 办公室工作标准创新应努力做到行动敏捷，雷厉风行；要树 立精品意识，对各项工作都要精心谋划、精心实施。再次，工 作方法要创新。比如，调研工作要改变浅尝辄止的做法，要 围绕中心工作，贴近领导思路；信息工作要改变单纯报送信 息的功能，变信息的“储蓄池”为信息的“加工厂”；督查工作 要改变单纯奉命督查和事后督查的办法，增强督查的主动性 和时效性。 级之间，团结一心，促进各项工作的高效运转。 工作上勤勉敬业。办公室的工作既要面对单位“一把 手”，又要面对普通职工，工作头绪多、服务对象多、方方面面 应酬多、事情多而杂，哪方面做得稍有不慎，就会产生不良影 响。这就要求我们，一要恪尽职守。从小事、具体事做起，不 能总想做大事，立大功；二要敢负责。要以对单位、对事业高 度负责的态度做好工作，时时刻刻都要有强烈的责任感；三 要肯吃苦。要想成就一番事业，不吃苦是不可能的。 业务上勤学苦钻。办公室工作涉及面广，这就要求我们 做到“三勤”：一要勤学。努力吸取“营养”，不断给自己“充 实现由单一服务向多元服务转变。以往办公室工作主 电”；二要勤跑。要经常到单位各部门收集第一手资料，摸实 要是围绕领导的活动来开展的，因此，对上服务、对内服务会 情、听实话、看实事；三要勤练。只有勤练苦练，才能循序渐 多些，对下服务、对外服务相对较少。这就使办公室工作人 进，才能确保各项工作有序开展。 员的视野受到限制，也使服务的深度和广度受到局限。要进 服务上优质高效。办公室的主要工作就是服务，服务质 一步提高服务水平，就必须进一步拓宽服务领域、延伸服务 量的优劣，最能体现办公室工作人员的水平和能力。这就要 内涵、改进服务手段、实现服务工作多元化。一是在服务对 求我们有极强的敬业精神，工作要认真负责，勤勤恳恳、任劳 象上，要从只注重为领导服务向多为基层、为教师、学生服务 任怨，干一行、爱一行、专一行。特别是要有严明的组织纪律 转变。二是在服务内容上，从只注意对上对内服务向搞好综 性、吃苦耐劳的优良品质、雷厉风行的工作作风，这是干好办 合服务转变，进一步强化对下服务和对外服务，做到上下统 公室工作的前提条件。只有通过实实在在的工作，为领导、 一、内外协调。三是在服务手段上，从侧重行政命令向注重 部门、同事们当好参谋，解惑释疑，才能使办公室工作做得有 运用协调、指导、示范、引导等多种服务手段转变。 声有色。 四、树立办公室工作良好形象 作风上真抓实干。办公室工作千头万绪，每一项工作都 办公室工作人员必须具备良好的精神状态，才能使办公 与单位的全面工作有着密切联系。办公室人员要有高尚的 室具有战斗力，发挥窗口效应，树立良好形象。 道德品质，堂堂正正做人，清清白白处事，踏踏实实干事，要 ．培养良好的道德品质。（１）忠诚可靠，洁身端正。办公 理清思路，分清轻重缓急，合理安排，忙而不乱，紧张有序；要 室人员在思想上要与时俱进，不折不扣地执行党的路线、方 有强烈的事业心和责任感；要脚踏实地，真抓实干；要讲实 针、政策，树立全心全意为人民服务的思想，在行动上要服从 话，向领导报实情，不能报喜不报忧，投其所好；要以事业为 领导，对领导和各项决定认真地贯彻执行，不得自行其是，切 重，不能掺杂个人感情，凭个人意志办事，杜绝“门难进，脸难 不可为博得领导欢心而盲目服从，曲意逢迎。同时，要时刻 看，话难听，事不办”的作风；要建立严格规范的工作制度、办 警惕各种腐朽思想的侵蚀，抵制各种不正之风，堂堂正正做 事程序，使办公室纳入制度化、规范化、科学化的管理轨道； 人，勤勤恳恳办事。（２）任劳任怨，勤奋好学。不论是撰写 要团结全室同志，扭成一条绳，发挥整体优势，创造良好工作 材料、协调办事，还是添茶倒水、打扫卫生等都要有强烈的服 氛围，提高办公室的整体工作效率。 务意识，一丝不苟地做好。在办公室工作，因撰写材料、接待 总之，办公室工作人员只有牢固树立创新观念，不断提 来访而不分上下班、节假日是家常便饭，这就要求我们具有 高自身素质，做到与时俱进，才能适应发展的需要，才能更好 不为名、不为利、任劳任怨、甘当无名英雄的思想品德，同时 地履行工作职责，保证各项工作顺利开展。 还要经受得起各种误解、委屈和挫折，胸怀要宽，肚量要大， 参考文献： 用实际行动把工作干好。（３）团结同志，宽以待人。由于生 ［１］吕滨成．关于做好办公室工作的几点认识［Ｊ］．研究与探讨， 活阅历、工作经历、文化层次、兴趣爱好、职责任务等诸多方 ２００７，（３）． 面存在差异，因而在工作中会产生各种矛盾。我们必须大事 ［２］江泳．如何进一步提高办公室工作质量［Ｊ］．辽宁教育行政 讲原则，小事讲风格，对人宽厚诚恳，对事严谨认真，只有这 学院学报，２００７，（４）． 样，才能协调各部门之间的矛盾、职工与领导之间的矛盾，以 ［３］张政利．发挥职能作用，提高高校办公室工作水平［Ｊ］．高 及本单位与外单位之间的矛盾，让同志之间、部门之间、上下 等农业教育．２００４．（６）． Ｔｈｅ Ｔｈｉｎｋｉｎｇ ｏｎ ｔｈｅ Ｃｏｌｌｅｇｉａｔｅ ０ｆｆｉｃｅ Ｗｏｒｋ Ｃｈｅｎ Ｈｏｎｇｌｉｎｇ （Ｈａｒｂｉｎ Ｅｎｇｉｎｅｅｒｉｎｇ Ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ，Ｈａｒｂｉｎ。Ｈｅｉｌｏｎｇｊｉａｎｇ，１５ＯＯＯ１） Ａｂｓｔｒａｃｔ：Ｔｈｅ ｏｆｉｆｃｅ ｉＳ ａ ｆｕｎｃｔｉｏｎａｌ ｄｅｐａｒｔｍｅｎｔ ｔｈａｔ ｈｅｌｐｓ ｔｈｅ ｌｅａｄｅｒｓ ｔｏ ｄｅａｌ ｗｉｔｈ ｖａｒｉｏｕｓ ａｆｆａｉｓｒ，ａｎｄ ｉｍｐｌｅｍｅｎｔ ｄｉｆｆｅｒｅｎｔ ｐｏｌｉｃｉｅｓ．Ａｎｄ ｉｔ ａｌｓｏ ｇｉｖｅｓ ｓｅｒｖｉｃｅ ｔｏ ｅｄｕｃａｔｉｏｎ．ｒｅｓｅａｒｃｈ ａｎｄ ｔｈｅ ｄｅｖｅｌｏｐｍｅｎｔ ｏｆ ｔｈｅ ｃｏｌｌａｇｅ．Ｔｈｅ ｗｏｒｋ ｓｐｅｃｉｆｉｃａｔｉｏｎ ｉｓ ｏｆ ｃｅｎｔｒｉｃｉｔｙ，ｃｏｍｐｌｅｘｉｔｙ ａｎｄ ｐａｒｔｉｃｕｌａｒｉｔｙ．Ｗｉｔｈ ｔｈｅ ｄｅｖｅｌｏｐｉｎｇ ｏｆ ｔｈｅ ｃｏｌｌｅｇｅ，ｈｉｇｈｅｒ ａｎｄ ｎｅｗｅｒ ｒｅ— ｑｕｉｒｅｍｅｎｔｓ ａｒｅ ｐｒｏｐｏｓｅｄ ｔｏ ｔｈｅ ｏｆｆｉｃｅ ｗｏｒｋ．Ｗｅ ｓｈｏｕｌｄ ｃｌｅａｒ ｔｈｅ ｑｕｅｓｔｉｏｎｓ，ｗｈｉｃｈ ａｒｅ ｈｏｗ ｔｏ ｃｈａｎｇｅ ｏｕｒ ｉｄｅａｓ， ｓｔｒｅｎｇｔｈｅｎ ｓｅｎｓｅ ｏｆ ｓｅｒｖｉｃｅｓ ａｍｏｎｇ ０ｍｃｉａｌｓ ａｎｄ ｉｍｐｒｏｖｅ ｔｈｅ ｑｕａｌｉｔｖ ｏｆ ０伍ｃｅ ｗｏｒｋ． Ｋ ｙ ｗｏｒｄｓ：ｏｆｆｉｃｅ ｗｏｒｋ；ｓｅｒｖｉｃｅ；ｑｕａｌｉｔｙ 本文责编安春娥 ・３９・