会议场地的布置方法

会议场地布局详解:现代人开的会很多沟通已经成为现代社会很重要的方式然而会议是又是一种重要的沟通方式。

身处社会中的任何一人都会或多或少地参加会议。

传统的会议并没有过多的讲究把问题摆在桌面上大家一谈了事对于沟通效果、解决问题的效率则未有考虑。

现代会议有了质的飞跃不光加入了诸多起辅助作用的电子设备更是对会议场地的布置进行了诸多科学的研究搜会网的会议顾问就会议场地布置来为大家分为三个方面解说: 会议设施的安装 会议空间的布置 会议影音设备的安装 会场的选择需要从多方面来进行考虑首先要考虑会场所在的地方是否能够方便与会者到达如果会议要持续几天时间还需要考虑在会场附近是否有合适的酒店可以提供住宿会场各种设施的规模是否能和与会人数相匹配也是需要考虑的问题为了保证良好的会议效果会场规模不能过大也不能过小部分会议对保密性有较高要求这时就需要对会场周围做出周全的考察了解隔壁会有怎样的团体与会甚至可能需要对会场地址做出保密要求不同主题的会议对会议的视听设备会有不同要求这就需要根据具体要求来考察会场看会场是否能够提供大屏幕投影、实时卫星信号、是否有万维网或者局域网、会场能否提供最新的投影设备或是需要找专业的租赁公司租赁诸如此类关于视听设备的问题都需要周全地考虑到最后还需要考虑会场可以配备哪些专业人员以便协同会场各设备的调试、故障的解决搜会网提醒您这些对于会议成功举行都有举足轻重的作用。

会场的大小有多种至于形状则是略微方形的最为理想最佳长宽比例是6:5例如长36米宽30米的会议室。

会场座位的摆放也有技巧多为从演讲者往外成放射状的直线排列位置之间的间隔要合理不能过窄或过宽过窄的距离不方便落座与进出过宽的距离则会给与会者带来距离感缺乏应有的融洽气氛。

从横向来说最好能以内凹圆弧或是V字型对屏幕和演讲者形成包围状如此形状的摆放对于演讲者以及与会者都会有更佳的参与感受。 不同形式的会场布置可以获得不同的会议气氛。

下面我们将对会场的布置分成四种类型来分别介绍在这之前先看看下面这个表格有个大致的印象。

会场布置的四种类型介绍: 小贴士:与会人员大都喜欢坐在后排往往导致前排位置空空荡荡这对于会场气氛会有不佳影响为了克服这个问题建议根据与会人数将会空出的后排座位用阻隔带封住以保证前排座位能够坐满有个良好的会议气氛。

剧院型 如果需要在一个固定的会场摆下最多的位置那么成排成列的剧院型会场是最佳选择。

通常采用剧院型会场的会议将以主持者演讲为主这需要向与会者提供演讲稿以及笔记本以方便记录也提醒与会者以聆听为主无需互动或是与其他与会者交流。 剧院型会场并不适合以交流或是互动为主的会议主持者带来的强大压力以及座位的摆放都将会成为交流和互动的阻碍。

剧院型 为了让与会者更为舒适地度过会议时间需要尽量选择能够提供符合人体工程学座椅的会场。

如果条件有限那么至少也要避免座椅靠得太紧也可以将座位的摆放做适当调整让座椅与墙面成V字型以提供给与会者更好的视线。

教室型 教室型的会场布置需要在每一位与会者的座位前增加一个小台板以方便书写和小组交流这种类型的会场布置只适用于普通规模的会议。

如果与会人数很多又需要将会场布置成教室型那就只有将会议分到两处或是多处进行了。

教室型 如图所示将教室型会场的座椅摆放成V字型将会使会场更具包容感以及参与性。

有了座位前的小台板前后排之间很容易就可以组成小组进行讨论。

小贴士:几乎所有的与会者都会反感会议室大门开合的声音但如果不采取对策在会议期间难免有人进进出出门的声音也就难以避免那么有什么办法可以解决这个问题呢下面我们就给出一些比较实用的建议:使用带有弹簧夹的门闩如果门本身就有强力弹簧夹并在开合的时候会因为弹力过大而发出BANG的一声那么就需要在门与门框的夹角处贴上橡胶、海绵、布料等可以起到缓冲作用的物件另外在门上用适当的方式提醒进出者轻拉轻合也是避免惊扰会场的好办法。

圆桌型 如果会议内容以小组讨论为主那么圆桌型会场将是最佳选择。 每个圆桌的最佳人数是5-7人如果人数再多的话比较害羞的与会者将会在讨论的时候不自觉地被排挤在外无法参与。

如果会议在小组讨论的同时还要兼顾聆听会议主持者的演讲那么与会者就只能在面朝主持者的那一半落座。

圆桌型 桌椅位置的摆放会议投影的位置以及主持者站立的位置需要经过认真考虑首先要保证与会者能够同时地看到主持人和投影影像而不需要顾此失彼地左顾右盼。

如果采用正投主持人将无法避免会在投影屏幕上留下影子那么此时就可以考虑使用背投来解决这个问题。

其次当主持人需要确认内容是否已经投影到屏幕上时绝对不能完全背转过去而是应该侧头快速浏览一下进行确认即可。

会议型 会议型会场一般采用U型和矩形的会议桌此类会场将能提供最佳的团队合作氛围。

会议型会场布置建议不要采用大型投影而是在每位与会者桌前提供一台小型的显示设备。

会议型会场能够最大限度地弱化主持者的权威感让与会者更为平等和积极地参与到讨论之中。

会议型 会人数与屏幕大小以及房间长度的关系 下表是一个基本通用的表格在选择会议场地的时候您可以基本依据下表来进行选择: 与会人数与屏幕大小以及房间长度的关系 10人以下会议: 10人以下的会议在普通的会议室即可进行一个37英寸的显示设备也已经足够。

如果是三人与会那么21英寸的显示设备就够用了然后与会者每增加一人显示设备的大小就需要增加2英寸当然市面上并不会有如此多的尺寸可供选择那么这时候就需要根据实际情况来进行选择尽量挑与所需尺寸所接近的显示设备但尺寸只可大不可小。

当然还需要结合与会者与显示设备之间的距离来综合考虑如果相隔距离太远那么则需要根据实际情况对我们所给的建议进行调整。

10-20人参加的会议: 普通的会议室可能就不再适合这个规模的会议了更大的

会场将有必要会场位置可以考虑布置成教室型或是剧院型。

大屏幕的尺寸计算也基本与上述一致起初的3到5人算为21英寸然后每增加一位与会者屏幕尺寸增加两英寸以此累加。

如果会场的桌子是U型那么采用一个大屏幕将不会是好的选择因为两侧的与会者将不得不侧身面对屏幕会很尴尬建议在几个位置放置大小合适的多个显示设备通过分频器连接到同一视频源上显示同一内容这样一来与会者将轻松看到屏幕可避免侧身。

20人以上参加的会议: 20人以上参加的会议将需要在音乐厅、剧院或是宾馆宴会厅这类场合来举行所使用屏幕的大小也不再可能通过简单的公式计算出来将需要根据实际情况进行调试。

如果与会者人数太多可以考虑采用多个屏幕将与会者根据屏幕数均分。 如果人数多达几千人将会需要在后面也安装上屏幕让后排与会者朝相反的方向落座尽可能让与会者以最舒服的方式参与会议。

以上就是举办一场会议布置上的一些学问如果您需要更专业的会议指导可登录搜会网跟会议策划的客服人员提出您的任何疑问。

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