公文管理制度

管理体系文件 文件管理制度 密 级：机密 发放编号： 编 制： 审 核： 批 准： 版本修订记录 序号 修订日期 修订内容 修订人 版本 备注 文件管理制度 编号： -XZ-01 版本：2.0 生效日期：2017-1-1 1. 范 围

适用于公司内外部与各项经营管理活动有关的文件管理。

2. 控制目标

通过加强公司文件管理，使所有文件资料的发布、接收、落实等各个环节得到有效控制，以提高文件处理效率，确保文件及时传递和学习，用以指导公司的相关工作。

3.

术语及定义

公文：公司实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，以红头文件方式出现，是传达贯彻公司方针，公布公司规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

4. 4.1.

职 责 人力行政中心

1) 对公司发文进行规范化管理，对公司公文进行行政审核把关； 2) 负责公文的编号、登记、分发、查办、立卷、归档等工作；

3) 负责公司外部来文和资料的管理，指定专人具体负责外部来文和资料的编号、登记、分发、

查办、立卷、归档等工作。

4.2. 4.3. 4.4. 4.5.

综合管理部：负责项目公司公文的收发管理。

各部门：按本规定的要求起草和处理公文和一般性文件。 项目公司总经理：签发以项目公司名义发布的公文。 总裁：签发以公司名义发布的公文。

文件管理制度 编号： -XZ-01 版本：2.0 生效日期：2017-1-1 5. 5.1.

管理规定 公文常见种类

5.1.1. 公司内部常用公文

1) 决定：适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下

级单位不适当的决定事项。

2) 通知：适用于发布规章制度；转发上级单位和不相隶属单位的公文，批转下级单位的公文；

传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免和调配干部。 3) 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

4) 报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级单位的询问。 5) 请示：适用于向上级单位和主管部门请求指示、批准。 6) 批复：适用于答复下级单位的请示事项。 7) 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

8) 函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项

等。

9) 会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

行文时，要根据行文的目的、内容、对象准确选用文种，防止混淆和滥用。

5.1.2. 外部来文常见种类

1) 类文件。

2) 行业管理及业务指导部门类文件。 3) 协作单位类文件。 4) 与房地产有关的法律法规。 5) 其它文件。

5.2.

公文格式

公司公文必须依据相应的模板，按规定的格式要求制作。

5.2.1. 红头公文

一般由发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。

5.2.2. 非公文文件

文件管理制度 编号： -XZ-01 版本：2.0 生效日期：2017-1-1 一般由标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位等组成。具体可根据情况进行判定。

5.2.3. 规章制度、重要工作安排、人事调整等有关的决定、通知、通报，以及公司层面的会议纪要，

必须使用公文；日常性的、事务性的、即时性的函件往来，如培训通知、会议通知、内部工作联络单等不需要使用红头文件。

5.2.4. 发文标识应当使用公司全称或者规范化简称，可加“文件”二字，用大字套红居中印在公文

首页上端，联合行文，主办单位排列在前。

5.2.5. 发文字号由公司代字“XX公司”、文件编制部门代字、年份和序号组成。联合行文，只标明主

办部门发文字号。

5.2.6. 上行文应当在首页发文字号右侧注明签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的

姓名和电话。

5.2.7. 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名

称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题采用前置介词结构形式，通常使用的介词是“关于”。

5.2.8. 主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。除普发性文件外，

公文一般只能有一个主送单位。应当根据办文意图及受文单位权限确定主送单位，不要多头主送和越级主送。

5.2.9. 附件指随文附上的有关图表、统计数字及文字资料，是对正文的补充与参考。公文如有附件，

应在正文之后、成文日期之前，注明附件的顺序和名称。附件一般应与公文正文装订在一起，并在附件左上角标注“附件”，其顺序和名称应与附件说明标注内容相一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件首页左上角标注公文的发文字号，并在其后标注附件名称及其序号。

5.2.10. 公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发

的公文，发文单位都应当加盖印章。

5.2.11. 成文日期以单位负责人签发的日期为准，联合行文以最后一位单位负责人所签发的日期为准。

年、月、日要完整，不能省略。

5.2.12. 公文如有附注（需要说明的其它事项），应当加括号标明。

5.2.13. 公文应当标注主题词。主题词由反映公文主要内容的规定词组组成，每一文件最多不超过5

个主题词，标注在公文末页成文日期之下、抄送单位之上。

5.2.14. 抄送单位指除主送单位之外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、

文件管理制度 编号： -XZ-01 版本：2.0 生效日期：2017-1-1 统称，标注在主题词之下。标注的顺序为先外、后内，先上级、次平级、再下级。

5.2.15. 文字从左至右横写、横排。

5.2.16. 公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999）国家标准

执行。

5.2.17. 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。 5.2.18. 公司拟定的公文版头和适用范围：

1） “XXX文件”版头用于以公司名义的发文。

2） “XXX公司会议纪要”版头用于印发公司各种会议纪要。

3） “信函格式”公文与“文件格式”公文具有同等效力，其版头为“XXX公司”，用于印发

各类便函。

5.2.19. 非公文的一般性文件根据具体内容进行格式的界定，不做统一规定。 5.3.

行文规则

5.3.1. 行文应当确有必要，注重效用。可用电话、传真办理的事项不要行文；可以部门名义行文的，

不要以公司名义行文；可用一般性文件办理的不要使用公文。

5.3.2. 公司的行文关系，应当根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告（紧急情况

除外）。在职权范围内，可向上级单位、所属单位或向不相隶属单位行文。

5.3.3. 公司内设机构除人力行政中心外不得以公司名义对外发布公文。对属于本部门职责范围的事

务性工作，可以本部门的名义向公司某一相关部门或项目公司某一对口部门发送文件，但不允许以部门名义自行编号下发。项目公司严禁自行拟制公文，如因工作需要对公司外部需以项目公司名义拟制公文，由综合管理部负责拟制。

5.3.4. 公司与相关不隶属单位，特殊情况下也可联合行文。

5.3.5. 凡是向上级单位请求指示和批准的函件，一律使用“请示”文种。“请示”应当一文一事，一

项请示只限一个问题，以便上级主管部门迅速决策，及时批复；不得把两个或两个以上互相没关联的问题放在一项请示中；工作请示要按级请示，不能越级请示，特殊情况越级请示，必须同时抄报直接主管部门；一项请示一般只限主送一个上级单位，如需其它单位协助或知晓的事项，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。

5.3.6. “报告”不得夹带请示事项。

5.3.7. 除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以本单位名义向上级单位负责人个人报送“请示”、

“意见”和“报告”。

5.4.

公文发文办理（以下如为项目公司的公文发文办理，仅限对外公文，对内严禁项目公司自行

文件管理制度 编号： -XZ-01 版本：2.0 生效日期：2017-1-1 发文）

5.4.1. 公文发文办理包括起草、审核、会签、核稿、签发、文书制作、校对、用印、分发、立卷、

归档、销毁等程序。审批严格按照《发文审批表》（记录1）填写。

5.4.2. 起草：按照“谁主办，谁拟稿”的原则，由主办部门起草。公司公文起草要做到：

1） 符合国家法律法规和，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。 2） 一切从实际出发，分析问题实事求是，所提措施和办法切实可行。 3） 内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。 4） 文种正确，格式规范。

5） 结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)” 6） 深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

7） 公文涉及其他部门或者单位职权范围内的事项，起草部门或者单位必须征求相关部门或者

单位意见，力求达成一致。

5.4.3. 审核：公文起草后应由主办部门负责人审核并签字，重点审核发文所述事项是否属实，文字

表达与所办理公文原意是否符合，观点是否明确，条理是否清楚。

5.4.4. 会签（必要时）：发文凡涉及多个部门或多级领导的应事前会签，会签完毕须返回主办部门，

审查会签意见一致后送人力行政中心/综合管理部。

1) 为加速文件运转，会签时应在《发文签批表》中注明会签时间。会签部门会签文稿必须严

格按照规定的时限（一天内）要求完成，如因特殊情况不能按期回复，会签部门要提前主动与主办部门沟通并商定回复时限及方式。

2) 会签不能签“已阅”，必须签“同意”或“不同意”。会签部门有意见时，必须签署具体意见。如

果会签部门对文件提出修改意见，由主办部门作必要的修改或说明；对不同意的文件，会签时必须签署具体理由，供领导签发时参考。

5.4.5. 核稿：会签完后由主办部门将文稿交人力行政中心/综合管理部进行核稿（原则上核稿人为人

力行政总监/综合管理部经理），核稿把关的重点是： 1) 是否需要行文。

2) 涉及多个部门的文件是否已会签。

3) 文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本制度的有关规定。

5.4.6. 签发：公司公文统一由人力行政中心/综合管理部报公司总裁/项目公司总经理签发。

1) 签发时应当明确签署意见，签“同意”或“不同意”。 2) 对不符合本制度规定的文稿，签批人应当退回重拟。

文件管理制度 编号： -XZ-01 版本：2.0 生效日期：2017-1-1 3) 总裁签发后，人力行政中心/综合管理部应核对是否需要对文稿进行修改完善。

5.4.7. 文书制作：对签发后的公文，由人力行政中心/综合管理部确定发文字号，根据发文稿纸首页

上注明的发送范围和有关规定确定印制份数并详细记载，并按照红头文件格式制作成正式的公文文书（具体由行政管理岗/人事行政岗负责）。

5.4.8. 校对：文书制作完成后，由人力行政中心/综合管理部行政管理岗/人事行政岗将文书送至发文

部门进行校对，确保文书符合发文部门发文要求。

5.4.9. 印制与用印：

1) 公司公文由人力行政中心/综合管理部行政管理岗/人事行政岗印制，公文印制必须确

保质量和时效，涉密公文要在符合保密要求的场所印制。

2) 人力行政中心/综合管理部须按规定用印，用印前应当对公文进行全面审核，手续完备方

可用印。

3) 印章要盖得清楚端正，印章的位置在成文时间处，整个印模应当压年压月。

5.4.10. 公文分发：分发与登记，人力行政中心/综合管理部行政管理岗/人事行政岗按文件签批意见分

发文件，并作好发文登记，填写《公司发文登记表》（记录2）。

1) 纸质公文的送发。文件用印完毕后，由行政管理岗/人事行政岗按公文发送范围组织发送，

并在《公文发文登记表》上做好登记。

2) 电子公文的送发。文件通过电子办公系统程序或邮件发送，行政管理岗/人事行政岗将电

子公文成功发送给收文单位文件管理人员后，文件视为签收，签收时间以系统显示时间为准。

3) 对财务有特殊要求不得网上发送的，按原渠道发送纸质件。

5.4.11. 归档：人力行政中心/综合管理部行政管理岗/人事行政岗对发出的公文进行存档（电子公文也

需打印一套存档）。

5.4.12. 一般性文件的发文由经办人拟稿后，部门负责人审批确认即可通过纸质或电子文档形式进行

发放（重要文件按权责由相关领导签发），如文件属于档案归档范围，则由部门兼职档案管理员负责进行归档保管。

5.5.

收文办理

5.5.1. 收文办理一般包括签收、登记、分发、拟办、批办、承办、督办、立卷、归档、销毁等程序。

收文严格填写《承办文件登记表》（记录3）。

5.5.2. 签收：行政管理岗/人事行政岗收到文件应以签字或盖章的方式给发文单位以凭据。 5.5.3. 登记：对收文的特征和办理要求进行记载，如标题、发文单位、缓急度等。

文件管理制度 编号： -XZ-01 版本：2.0 生效日期：2017-1-1 5.5.4. 拟办：各部门收到的外来文件，对指名或亲启件原则上直接送收件人；不能明确收件人或重

要来件应先汇总至人力行政中心/综合管理部行政管理岗/人事行政岗，由人力行政总监/综合管理部经理提出办理意见，送总裁（可跳过分管行政领导）/项目公司总经理批阅。

5.5.5. 分发：人力行政中心/综合管理部根据总裁/项目公司总经理批示，对来文进行跟进办理，对需

要公告的事项，通过会议、公告栏等方式负责传达；对需要传阅的文件送达给相关责任人，并做传阅登记。

5.5.6. 承办：各责任部门（责任人）对需要办理的事项应及时进行办理。凡属承办部门职权范围内

可以答复的事项，承办部门应当直接答复呈文单位；凡涉及其他部门业务范围的事项，承办部门应当主动与有关部门协商办理；凡需报请上级领导审批的事项，承办部门应当提出处理意见并代拟文稿，一并送请总裁/项目公司总经理审批。

5.5.7. 督办：人力行政中心/综合管理部有权对承办情况进行督促检查。督办贯穿于签批事项处理的

各个环节，根据事项的紧急程度随时或者定期向领导反馈办理情况。

5.5.8. 时间控制：各事项在拟办、承办、督办等每一阶段，均要求办理的时效性；其中，普通件办

理控制在48小时内，急件办理控制在24小时内，特急件应立即办理。各责任人应在相应时间范围内向总裁/项目公司总经理、人力行政中心/综合管理部反馈办理情况。

5.5.9. 收取的外部文件需严格填写《外来文件登记表》（记录4）。

5.5.10. 公司内部各部门之间需进行往来文联系的，通过《部门工作联系单》（记录5）的方式进行。 5.5.11. 部门收取的文件根据需要自行进行办理。 5.6.

公文立卷、归档和销毁

公文办理完毕，人力行政中心/综合管理部行政管理岗/人事行政岗负责立卷归档（详见【档案管理制度】）。

5.6.1. 立卷：公文办理完毕后，应及时将公文定稿、正本和有关材料（包括音像制品）整理并移交

送立卷。

公文归档要根据文件的自然形成规律和保持文件之间的历史联系为原则。灵活运用问题、名称、通讯者、时间、作者、地区六个特征和保存价值，进行立卷，使案卷准确反映公司的主要工作情况，便于保管、查找和利用。

5.6.2. 归档：人力行政中心/综合管理部负责对发出的公文进行存档（电子公文也需打印一套存档），

案卷要写标题，填写卷内目录、备考表，确定保管期限，每年一次向档案室移交。

5.6.3. 销毁：没有存档价值和存查必要的公文，可按照公司《档案管理制度》有关规定，经过鉴别

和主管领导人批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由公司有关部门人员监

文件管理制度 编号： -XZ-01 版本：2.0 生效日期：2017-1-1 销，保证不丢失、不漏销。

6. 6.1. 6.2. 6.3. 6.4. 6.5. 7. 7.1.

附件 公文格式 相关记录 发文审批表 公司发文登记表 承办文件登记表 外来文件登记表 部门工作联系单

下行文：

文件管理制度 编号： -XZ-01 版本：2.0 生效日期：2017-1-1 XXXXXXXXXX有限公司文件

XX公字〔2015〕X号 签发人：

关于×××××的通知

××××：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

附件：1. ×××××××× 2. ××××××××

（印章） 二○一六年×月×日

主题词：×× ×× ×× ××

抄 送：×××，×××，×××

XX中心/部门 2016年×月×日印发

（共印××份）

文件管理制度 编号： -XZ-01 版本：2.0 生效日期：2017-1-1

上行文：

XXXXXXXXXX有限公司文件

XX公字〔2015〕X号 签发人：

关于×××××的通知

××××：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

附件：1. ×××××××× 2. ××××××××

文件管理制度 编号： -XZ-01 版本：2.0 生效日期：2017-1-1

（此页无正文）

主题词：×× ×× ×× ×× 抄 送：×××，×××，×××

（印章） 二○一六年×月×日

文件管理制度 编号： -XZ-01 版本：2.0 生效日期：2017-1-1 XX中心/部门 2016年×月×日印发 （共印××份）

XXXXXXXXXX有限公司会议纪要

XX公司会纪字〔2015〕×号

×××××会议纪要

××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

附件：1. ×××××××× 2. ××××××××

发：×××，×××，×××。 抄送：×××，×××，×××。

文件管理制度 编号： -XZ-01 版本：2.0 生效日期：2017-1-1 XX部 2015年×月×日印发 公文样式六（信函式）

XXXXXXXXXX有限公司

XX便函字〔2015〕×号

关于×××××的函

××××：

×××××××××××××××××××××××××× ××××××××××。

附件：1. ×××××××× 2. ××××××××

（印章）

二○一五年×月×日

文件管理制度 编号： -XZ-01 版本：2.0 生效日期：2017-1-1