云农综办[2003]30
各地、州、市农业综合开发办公室，有关县、市、区农业综合开发办公室：
为加强农业综合开发档案管理，规范档案管理工作，提高档案管理水平，现将《云南省农业综合开发档案管理办法》印发给你们，请遵照执行。望各级农业综合开发办公室切实按照办法规定的收集、整理规则和分类要求，做好归档工作，并对农业综合开发实施以来形成的历史档案进行认真清理，及时移交财政部门档案室，确保农业综合开发档案的完备、安全和有效使用。
二○○三年十一月三日
云南省农业综合开发档案管理办法
第一章、总则
第一条、为加强云南省农业综合开发档案管理工作，不断提高档案管理水平，逐步做到制度化、规范化、标准化，根据《中华人民共和国档案法》、《归档文件整理规则》，结合农业综合开发工作实际，制定本办法。
第二条、农业综合开发档案是指农业综合开发活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、计算机磁盘等各种形式的历史记录。
第三条、农业综合开发档案由各级农业综合开发办公室（以下简称农开办）档案管理人员负责收集整理，三年项目验收后，统一移交财政部门档案室管理。档案管理人员的基本职责是：
（一）认真学习上级主管部门及农业综合开发办公室制定的各项规章制度，贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规，做好农业综合开发档案管理的各项工作。
（二）严格收发文件的登记工作，认真、细致、及时地进行文件登记和签收，保证归档文件、材料的齐全完整。
（三）按照国家档案局2000年颁布的档案行业标准《归档文件整理规则》的要求，按时完成文件材料的归档整理工作，确保档案的完整与安全，并按期移交档案。
（四）档案管理人员工作调动或离职前，须认真办理交接手续，做好移交工作。凡出现档案污损、过期、遗失等问题，要追究有关人员和相关负责人的责任。
（五）努力开发农业综合开发档案信息资源，为全省农业综合开发工作服务。
第四条、农业综合开发办公室的工作人员负有保护档案的义务，凡领导签发的公文或呈批件，必须保持原貌，不得私自更改正文及附件；任何个人不得私自保存应归档文件、材料，更不得据为己有或拒绝归档；对损毁、丢失、涂改、抄录、公布和擅自销毁档案的人员将依法给予行政处分，构成犯
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罪的，将追究其刑事责任。
第二章、归档文件的收集
第五条、文件收集是档案工作的起点和基础，也是实现档案集中统一管理的基本途径。文件收集有两种方法：
（一）平时收集法。文书人员要做好平时各种收、发文件的登记、传阅、整理工作，建立健全收、发文登记簿，并逐一进行登记、签收。对办理完毕、属于归档范围的文件材料应及时收集、分类存放。
（二）重点收集法。对一些平时非正式行文、不作登记、内部使用的课题、调研报告、会议记录、会议材料、记要、建议、意见等文件材料，文书人员应重点进行收集。
第六条、文书人员要对本单位工作形成的文件材料做到“四个清楚”、“四个齐全”、“二个把关”。即一年来收文清楚，发文清楚，本单位领导外出开会带回的材料清楚，业务科室直接收到的文件材料清楚；批复与报告齐全，正文与底稿齐全，附件与正件齐全，转发件与原件齐全；盖章把关，打印把关，凡本单位打印和需要盖章的文件材料，必须保存一式两份。
第三章、归档文件的整理
第七条、归档文件整理是指将文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
第八条、归档文件整理一般以每份文件为一件。正文与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、图册、名册等一册（本）为一件，来文与复文为一件。
进行归档文件装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。文件应拆钉装订并逐页编号，已装订成册的报表、刊物、书籍等可不拆钉。
第九条、归档文件应按年度分类，依排列顺序逐件编号，在文件首页上端空白处加盖归档章并填写相关内容。
第十条、归档文件应根据分类方式和件号顺序编制归档文件目录，归档文件目录一式四份，档案盒首页一份，农开办保留一份，移交财政部门挡案室两份。归档文件目录应装订成册并编制封面，以便文件的查找利用。
第十一条、归档文件按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊索引项及备考表。档案盒内归档文件的排列顺序应与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，以便提供利用档案时，检索到文件条目后能相应地找到文件的实体。
第十二条、文书、会计、音像、荣誉档案的归档整理工作，于次年的6月30日前完成；项目档案以单个项目为归档单位，于县级验收（期满）之后的三个月内完成整理归档工作。如单个项目建设周期超过一年的，于建设周期结束之年的项目验收完成后，进行整理归档。
第十三条、归档文件材料的整理，要遵循农业综合开发文件材料的形成
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规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
第十四条、归档文件要齐全完整，已破损的文件应予修整；字迹模糊或易退变的文件应予复制。
第十五条、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料、档案盒等，应符合档案行业标准和档案保护的要求。填写归档文件目录及封面内容时，应采用计算机打印，不得手工抄写。
第十六条、照片、录音带、录像带、光碟、磁盘、奖牌、锦旗、荣誉证书等资料归档时，要附有文字说明，注明时间、地点、对象、内容和责任者等。
第四章、档案的分类和保管期限
第十七条、农业综合开发档案分为五类：文书类、项目类、会计类、音像类、荣誉类。
第十八条、文书档案是指各级农开办关于农业综合开发的政策、管理规定、办法、批复、呈批件、下达经费通知、领导讲话、工作计划、总结、报告、会议、培训、简报、大事记等文件材料。
第十九条、项目档案是指与农业综合开发项目建设相关的前期准备、项目实施、竣工验收、运行管护等各环节形成的文件资料、图表。
第二十条、会计档案是指反映农业综合开发资金收入、支出、借入、借出的账簿、凭证、合同、财务报表、报告等有关核算资料。
第二十一条、音像档案是指记录农业综合开发工作的各种照片、图片、录音、录像、磁盘、光碟等材料。
第二十二条、荣誉档案是指上级有关部门颁发、表彰的各种锦旗、奖状、奖杯、奖牌、证书等实物。
第二十三条、农业综合开发档案保管年限分为永久、长期、短期三种。50年以上的为永久，16至50年的为长期，15年以下的为短期。凡是反映农业综合开发主要职能活动和基本历史面貌，在今后工作中需要长远考查利用的档案，应列为永久保管；凡是反映农业综合开发一般工作活动，在相当长时间内需要考查利用的档案，应列为长期保管；凡是在较短时间内需要考查利用的文件材料，应列为短期保管。
第二十四条、归档文件分类和保管期限按照“云南省农业综合开发档案分类及保管期限表”办理；会计档案按照云南省财政厅、云南省档案局印发的《会计档案管理办法》办理。
第五章、附则
第二十五条、本办法由云南省农业开发综合开发办公室负责解释。 第二十六条、本办法自2004年1月1日起执行。
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