文秘专业论文

1杭州集川科技有限公司介绍 ......................................................... 1 1.1杭州集川科技有限公司概况 ...................................................... 1 1.2杭州集川科技有限公司岗位分析 .............................................. 1 1.3杭州集川科技有限公司秘书岗位的职业角色所出现的问题 .. 2 2.杭州集川科技有限公司秘书人员的职业角色适应办公自动化的重要性及必要性 .................................................................................... 2

3．秘书的职业角色特点和办公自动化的解析 .............................. 3 3.1秘书的职业角色特点 .................................................................. 3 3.2办公自动化的含义 ...................................................................... 4 4．杭州集川科技有限公司秘书应该如何适应办公自动化..........4 4.1办公自动化条件下对文秘人员的要求......................................5 4.2文秘人员如何在自动化办公条件下发挥主观能动性，提高办公效率....................................................................................................... 5

4.3创新思维与秘书工作的关系 ...................................................... 7 5结束语 ............................................................................................. 8 参考文献： ........................................................................................ 9

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现代办公技术运用给文秘工作带来的新思考

摘要：本文通过自己在杭州集川科技有限公司的实习工作经历，通过观察、访问、分析，浅谈办公自动化发展对秘书的工作的影响。文章由秘书的职业角色特点引出，以杭州集川科技有限公司秘书的职业角色过于呆板等方面存在的问题为线索，正确理解什么是办公自动化，阐述现代社会办公自动化的发展对秘书这个职位的工作能力要求。秘书既为领导的左右手，又是联系上下级之间的桥梁这一特殊的角色和位置，得出只有明确好秘书本身的职业角色、充分适应现代社会的发展，才有利于我们秘书工作地顺利开展，才能够更好得为领导服务，才能够更加顺利的处理好秘书和领导之间、秘书和其他工作人员之间的关系。 关键词：秘书；职业角色；办公自动化；创新思维

1杭州集川科技有限公司情况介绍

1.1杭州集川科技有限公司概况

杭州集川科技有限公司是集消费、娱乐、学习为一体的新型电子商务公司，向企业和在校大学生提供全方位服务。下设大学生消费联盟，大学生娱乐联盟，大学生学习联盟，大学生兼职。 最具影响力的大学生网上服务品牌，大学生人群最集中的门户网站，最多大学生互动交友的学生社区，最贴近大学生需求的个性化网络工具、资讯内容最多大学生空间用户的网站。 旗下：大学生联盟网（www.jcjc68.com）亲团网（www.51qintuan.com）其公司理念是诚信至上：人无信不立，业无信不兴。我们秉承以诚待人，为客户提供最实际有效的服务。 以人为本： 客户利益无小事。我们尊重客户给予我们的每一次服务机会，并尽最大的努力帮助客户解决他们遇到的困难或难题。 1.2杭州集川科技有限公司的岗位分析

杭州集川科技有限公司共分为办公室、市场部、留学顾问部、财务部、人事部这5个部门。其中，市场部是整个中心的重点部门，也是业务部门。办公室在这其中所处的位置是作为整个中心联系总经理和下属其余4个部门的沟通与协调，起着承上启下，上情下达、下情上达的纽带作用。

杭州集川科技有限公司办公室的岗位主要分为以下几类： 办公室主任，全面负责办公室的工作，参与中心的高层各项决策。 办公室普通文员，负责整个中心的各种文字处理、情况汇总、值班安排、办

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公室环境美化与卫生等。

总经理（董事长）秘书，协助总经理（董事长）处理各种接待事项、市场开拓与维护、与下属的沟通与协调等。

而这三类的岗位中，尤其以总经理（董事长）秘书的工作最为特殊。作为辅助中心领导开展各项工作的特殊角色，既具备了一定的管理职能，又在实质上仍然处于普通职员的岗位。因此，也最需要从事该岗位的人员具备较为准确的自身职业角色定位以及运用各种现代办公技术来处理日常事务。 1.3杭州集川科技有限公司秘书人员在工作中出现的问题

经过几个月的实习了解，我总结了杭州集川科技有限公司的秘书人员主要存在着以下三个问题：

秘书的工作范围较为模糊。在日常的工作过程当中，杭州集川科技出国留学服务中心的秘书经常出现自身职业角色定位模糊的问题，非常疑惑自己的工作该从哪里开展，该怎么开展。

秘书的职业角色定位不够明确。在中青留学中心秘书的日常工作当中，秘书在自身的职业扮演当中，经常会出现错位的情况，在某些情况下会对普通同事做出领导的高姿态或者经常用领导的名义来下压同事开展某些工作。

秘书人员办公效率、办公质量不高，在熟练掌握文秘业务，懂得现代企业的经营管理，了解并掌握办公自动化操作规程，通晓中英文商务，具有较强的公关协调及应变能力等方面还欠缺。

2杭州集川科技有限公司秘书人员的职业角色适应办公自动化的重要性及必要性

秘书是指处于单位的枢纽单位，一个秘书要想干好自己的工作，首先必须清楚自己所担任角色的社会地位、身份，必须深刻了解自己的角色本质。杭州集川科技有限公司服务中心的秘书主要从事办文、办会、办事来辅助领导决策并服务于领导的人员，是领导的参谋与左右手。秘书作为领导的左右手，要帮助领导处理一些日常事务，那么做好自身的角色定位和适应办公自动化就变得非常得重要了。

一名优秀的秘书人员，不仅应具备良好的业务素质，正确的角色定位，拥有

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熟练的操作技巧更是有助于秘书在工作中获得“事半功倍”的效果。集川科技有限公司的秘书因为每天要处理的事情很多，要接触的人也很多，只有端正了态度，摆正了位置，才能在纷繁复杂的人和事中做到忙而不乱、从容应对，才能更好地为领导提供及时、准确、高效的服务。

同样的，杭州集川科技有限公司的秘书工作的复杂性和多变性特点要求文秘人员在日常办公中的效率极高。

3秘书的职业角色特点和办公自动化的解析

3.1秘书的职业角色特点

概括地说，秘书的基本角色就是领导的助手，基本职责和作用是协助领导开展领导活动和商务活动，实行组织和社会管理。秘书在工作过程当中，大致上有以下的七点特点：

3.1.1 领导的助手。

协助领导处理事务，在领导的授意下处理事务。 3.1.2领导的帮手。

秘书可以处理在单位领导与领导发生的有关部门活动。为领导解决，协助领导做重要的事。让领导从庞杂的事务中脱身，有更多时间开展领导活动和决策思考。

3.1.3领导的脑筋。

秘书是领导的咨询人员和决策参谋。秘书的思维往往是领导思维的前导和补充。

3.1.4活动中的纽带。

在上级与平级、下级，在领导与员工的关系中，秘书是传达文件和沟通的关键。秘书负责沟通政务渠道，加强联系，使上情下达，下情上传，起到桥梁和纽带的作用。

3.1.5决策中的监督员。

在领导的决策、决定颁布实施以后，秘书具有负责检查、督办、催办落实的义务和权利。

3.1.6领导的资料库。

秘书具有搜集、掌握、储存经济、行政、社会方面的信息，及时向领导提供必要的信息，管理单位的档案和文书，保管与工作相关资料的责任。

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3.1.7领导的随员和具体事务的组织者。

秘书是领导的组织者，在正式活动场合要做好领导的随员，在公关形态的表现中领导活动和事务活动，比如：宴请、接待来访、应酬等。 3.2办公自动化的含义

办公自动化是以电脑为核心的复杂的“人与机”信息处理系统，它集管理、控制、服务等功能于一体，是一门受时代科技支持的综合性的应用技术学科，加强和加快办公自动化建设，是促进办公业务迅速向前发展的物质基础。加大办公自动化建设的力度，扩大其应用的覆盖面和应用能力，是提高办公效率，优化服务质量的有效措施。

3.2.1办公自动化的主要功能。

①文字处理。办公业务中最大量的工作是文字处理，包括对中外文字进行编辑、排版、存储、打印和文字识别等功能。②数据处理。包括数值型和非数值型办公信息的处理。③资料处理。包括对各种文档资料进行分类、登记、索引、转存、查询和检索等。④行政事务处理。包括机关本身的行政业务，如人事、工资、财务、营房、基建和办公用品等的管理。⑤图形、图像处理。包括对图形和图像的输入、编辑、存储、检索、识别和输出等。⑥语音处理。包括语音的输入、存储和输出，语音识别和合成以及语音和文字之间的转换等功能。⑦网络通信。网络通信技术是实现办公自动化的关键技术之一。它可以沟通系统内部各部门之间的联系,实现信息交流,使办公人员更有效地共享办公自动化系统的资源，同时便于和外界的信息联系。⑧其他。如信息管理、辅助决策、专家系统等功能。一个办公自动化系统的建立，其功能和规模视其目标而定，并根据不同的技术要求配置相应的各种功能设备和软件。 3.2.2办公自动化范围 一、日常办公

1、能迅速处理各种文书、资料，包括输入、翻译、编辑、拍板、修改、打印、储存等功能的文字信息处理；

2、能收集、生成报表统计、账目计算、日常事务管理的数据信息处理； 3、能高效率、大容量地登记、分类、储存、检索各种信息资料的信息查询； 4、能在网上下载资料、发布信息、传递文件，运用电子信箱进行网络通信等处理。实现公文、档案、秘书、信息宣传、办公等日常工作全程网络化、无纸化。 二、环境管理、科研

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1、合理使用局内网作为宽带高速的网络平台，开发和利用具有办公自动化功能的应用软件，将办公自动化系统引入机关领导及有关行政、科研、管理部门的办公桌面；

2、通过Tnterent实现局内网与各个部门、上级部门的互连，实现政务信息和科研成果资源共享。

秘书要根据管理系统设置、信息流量、人员素质、工作环境等方面的条件，坚持实事求是，科学规范，合理简化，分工协作，职责落实，使之能够方便地利用交互式多媒体系统，及时了解第一手资料，完成有关办公事务和程序，并为领导做出科学决策提供依据的办公自动化系统，推进管理思想和管理方法的科学化，提高管理水平和工作效率。

3.2.3引导人们正确认识秘书的角色职能，营造有利于秘书成长的环境，减少角色期望的差异。

长期以来，秘书究竟是什么角色，一直含糊不清，一直以来，在人们的认识当中，秘书的角色呈现出两极分化的现象。有的人认为，秘书是领导职务的一种，具备诸多的领导和管理职能。这具体体现在秘书在辅助领导工作的同时，是最为了解领导决策和领导行为方式的人，经常在众人面前下传领导交办的事项，上达普通成员对于单位或集体的意见和看法等等。这一个承上启下的纽带作用使得秘书在一些人的眼里成为了领导职务的一种。当然，还有另外一些人认为，秘书岗位与其他普通岗位并无二样。因为从根本职务上来说，秘书始终只是普通成员的角色，离领导职务相去甚远。对于这两种两极分化的看法，秘书人员都应该对这些看法进行及时的正确引导，让人们较为全面的了解到秘书工作地特殊性，使人们对于秘书的工作和职业角色形成正确的观念，正确的评价，这样将大大有利于秘书人员的成长和工作。

4杭州集川科技有限公司秘书应该如何适应办公自动化。

在杭州集川科技有限公司的秘书工作过程当中，我总结出秘书在适应办公自动化方面上应当做到以下几点。

4.1办公自动化条件下对文秘人员的要求。

办公室工作表现出越来越强的性、综合性、服务性和专业性。要适应

办公室工作的新特点，文秘工作者应当具备良好的政治素质、理论素质、思想素

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质、能力素质和心理素质，才能更好地发挥作用。 4.1.1具备强的调研能力

调研工作是办公室服务决策的重要方面，也是文秘人员的工作职责。要坚持贴近企业实际、贴近领导思路、贴近时代脉搏的原则，突出企业亮点、紧扣时代热点、抓住工作重点、解决发展难点，增强调研的针对性，切实为领导层决策提供科学依据。秘书只有投身到社会活动中去，善于自我设计、自我完善和自我总结，才能正确确立角色意识优化的标准和内容，并随客观现实的发展予以调整、充实和创新。

4.1.2具备一定的宣传鼓动能力和职业意识。

宣传鼓动是落实企业各项、调动广大员工积极性的重要方式。文秘人员要围绕国家和公司企业思想热点，根据不同工作的轻重缓急，把握语言写作力度，掌握语言感染艺术，做到既能高屋建瓴、严格要求，又能入情入理、体现关爱，实现宣传鼓动严肃性和感染性的有机统一。

在写作方面要考虑到社会和时代发展的要求，同时要考察领导活动的需要和秘书活动的实际情况，这样才能目标明确、方向专一。秘书人员本身丰富的经历和阅历为秘书工作案例的开发提供了宝贵的源泉。秘书人员具有一定的职业能力，有着丰富的工作体验，工作中的酸甜苦辣和烦恼挫折，是其他局外人所难以想象的，运用案例研究法将所有这一切都记述下来，无论对于我国秘书学的理论研究还是对于教育培养本身，都是对社会的一大贡献。它能使更多的人了解我国秘书工作管理及运行的情况和存在的问题，知道秘书工作实践呼唤着什么样的理论需要，不至于使理论工作者闭门造车，从理论到理论演绎循环。再者案例研究也能帮助秘书人员提高自身素质。21世纪中国的强大与振兴，需要一大批杰出的秘书工作专家，他们不仅要精通业务，而且要有较好的理论思维训练。案例研究法为培养秘书人员的理论能力提供了一条重要途径。案例分析不仅能提高其文字表达与逻辑思维能力，这样能帮助其跳出其事务性的束缚。而对案例的分析则更是对秘书工作人员自身理论水平的检验。用一定的理论与方法来关照自己的经历，发别人所不能发，见别人所不能见。尤其是通过对失败性秘书工作案例的学习，还能使秘书人员保持清醒头脑，居安思危。在现实生活中，人们经常好了创疤忘了疼，甚至重犯前人的错误。如果将以前一些错误的或失败的秘书工作及其后果制成一个个具体案例，经常用来教育秘书人员，前车之覆，后车之鉴，

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时刻警醒，严格自律，就能做到少犯错误尤其是类似错误，所以秘书人员必须具备较强的职业意识。

4.1.3具备扎实的办公自动化操作能力。

要善于运用电脑、互联网等现代技术进行传递信息、检索资料、编辑文稿等工作，实行自动化办公，提高办公、办文效率。

随着社会的发展进步以及市场经济的改革，各个领域工作中处理的信息量大增，例如企业的生产经营正不断向集约化、现代化迈进，产品的科技含量不断提高，在这种背景下，秘书如果还停留在过去的那种抄抄写写的工作状态显然是不行的；而科技的发展，使得秘书工作逐渐由事务性向智能型发展。许多事务工作，如速记、誊写等普遍由手工操作转向使用电脑，不仅如此，由于一些办公自动化软件(Excel、Powerpoint等)的应用，使报表统计、会议安排等大量繁琐的日常工作趋于智能化。可以说，现代文秘工作最大的特点就是办公自动化，文秘工作已经进入了办公自动化时期。网络通信技术和计算机技术的融入，使现代办公室不再是孤军奋战，不再是闭门造车。当代秘书工作推崇一种新概念“OA”。OA(oflqce automation)即指办公自动化，是指利用现代信息技术提供的技术手段改善办公室工作的环境，提高办公室工作的效率与水平。随着信息技术的发展与整个国家经济信息化的深入发展，计算机及通信等现代信息技术越来越广泛地应用于各行各业。秘书工作本来就是以处理信息为中心任务的，当然就首当其冲地受到这个浪潮的影响。

4.2文秘人员如何在自动化办公条件下发挥主观能动性，提高办公效率。 在杭州集川科技有限公司的秘书工作的当中，由于秘书人员办公效率、办公质量不高等原因，出现了秘书的工作不能令领导满意等问题。

办文、办会、办事是办公室秘书工作的三项基本功，练功要用巧劲，工作则要多思考。在实践中更要把握办公室工作的科学发展。办文工作要做到“三个通透”：

一是要吃透上情，同时要善于同领导沟通，积极主动向领导汇报工作，领悟领导的工作意图和思想亮点，在平时的工作交流中，抓住领导语言的艺术性。将它们恰如其分地融入到办文工作中，体现领导的意图、达到领导要求。 二是要摸透下情，要加强与下级各个部门的信息沟通与反馈，在办文工作时就能做到深入了解情况，充分反映各部门员工的意见、广泛集中民智，切实珍惜

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群众力，进而帮助领导做出科学有效的决策。

三是要正确运用办公技术处理专事专项公文，要虚心向专业部门请教，主动征求、采纳相关部门的建议。在初稿形成后请相关部门核对数据、核查专业术语。 4.3创新思维与秘书工作的关系。

秘书工作是企业不可缺少的一个组成部分，是领导工作的直接助手，古时，君王称秘书为股肱之臣，当今领导人视秘书如左膀右臂，由此可见秘书工作的重要性。而今随着改革的深化和现代化建设的发展，现代领导的要求和秘书工作也在不断发展变化，对秘书人员素质提出了新的要求。要为领导提供优质服务，作为现代秘书不仅要有宽广的视野，创新的思维，不断更新知识的能力和良好的职业道德，更要懂得秘书工作的发展趋势，把握秘书工作规律，创新秘书工作。秘书应具备以下方面素质要求：

4.3.1顺应时代发展潮流，正确定位秘书角色。秘书平时接触最多的是领导，服务最多的也是领导，秘书工作性质和地位的特殊，决定了秘书人员必须遵循的行为规范、恪守的工作职责。而且秘书在“三办”、“三服务”过程中，经常处在事务与政务、被动与主动、听命与劝谏、谋划与执行、规范与随机、间接与直接等一系列对立统一体中，这就要求秘书要有十分强烈的自我意识、角色意识。尤其是在当前各种思潮、各种利益的影响冲击下，秘书更应正确把握自己，对自己的职业定位有一个清醒、全面、恰如其分的认识，在工作中不断校正自己的行为，使一言一行始终符合秘书的身份和地位。

4.3.2不断创新工作方法，提升秘书工作水平。要改变陈腐方法，创新秘书的工作手段。秘书工作是上情下达、下情上报的枢纽，有调度、综合、加工的作用。而要充分发挥这些作用，实现秘书工作的效益最大化，需要从实际出发，积极探索秘书工作更好的发挥参谋助手作用的新方法，注重针对性、操作性、实效性；要改变以往机械、被动的工作模式，善于将领导的决策内容、实施方案和一个时期的中心工作等进行分解，按计划列出明细运行图；同时可以建立办公信息管理系统，把所有办公室的服务合成一体，为上级主管人员提供全面支持，逐步实现办公自动化，使现代科技更好地服务于秘书工作。

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5结束语

秘书工作的现代化不是一朝一夕之功，是一个长期的逐步提高的过程。如果秘书工作的技术手段仍然拖沓不前、因循守旧，就会影响整个单位的工作和效益。因此办公自动化的实现对于秘书工作的现代化不仅重要，而且势在必行。只有切实有效地逐步建立办公自动化体系，才能使秘书工作呈现出快节奏、高效率的崭新局面。

参考文献：

1、王琦，办公自动化环境中的秘书工作，江苏，扬州教育学院学报，2001 2、杨洪山，办公自动化与秘书工作，上海，上海交通大学出版社，2007 3、高海生，秘书基础，北京，高等教育出版社，1992 4、郭冬，秘书写作，北京，高等教育出版社，2003

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