文秘专业论文

1.内容摘要.................................... ... ...1 2．关键词................................. ... ... ...1

2.1秘书从业人员能力素质现状分析............ . .. ... .. 2 2.2秘书从业人员能力素质的新要求............ . .. ... .. 2 2.2.1思想素质............ . .. .. . ...... ...... ．．３

2.2.2知识能力素质......... . .. .. . ...... .......４

3.总结............ . .. .. . ...... ...... ．.... .. ．．５ 4.参考文献............ . .. .. . ...... ...... ．.... ．６

21世纪秘书必备的能力

内容摘要：秘书是社会生活中不可或缺的一个特殊职位，秘书人员自身素质修

养直接影响着所在单位的工作质量与效率。科学技术日新月异的21世纪，社会发展把现代企业推到代表社会文明进步的重要位置，也对现代企业秘书人员的素质提出更高的要求。21世纪是以知识与信息为发展动力的时代，人类将逐步进入一个以智力资源的占有、配置，以及知识的生产、分配、使用或消费为最主要特征的经济时代，即知识经济时代。随着我国政治改革和经济改革的不断深入，21世纪需要的是适用型、技能型、复合型的高素质的综合性人才。

关键词：秘书 思维能力 应变意识 创新意识 现代意识 知识能力素质 人

格素质

21世纪，随着经济全球化的发展和中国加入WT0，新的对外开放的格局正在

形成：即由过去有限领域、有限范围的对外开放转向宽领域、多层次的对外开放；由以试点、试验为特征的梯度开放战略转向在社会主义市场经济框架下的覆盖各地区、各行业的整体开放战略；由以计划、行政命令为基础的主导型对外开放转向以市场、比较优势为基础的市场主导型对外开放； 由过去强调国情和按照自己的时间表行事的对外开放转向注重国际规范和与各成员方协商一致的对外开放。这种新的对外开放格局意味着中国经济融人世界经济大潮的进程将全面提速，将在更大范围和更深程度上参与经济全球化。面对新的时代发展特点，在以知识与信息为发展动力的时代，人类将逐步进入一个以智力资源的占有、配置，以及知识的生产、分配、使用或消费为最主要特征的经济时代，即知识经济时代。随着我国政治改革和经济改革的不断深入，二十一世纪需要的是适用型、技能型、复合型的高素质的综合性人才。与传统意义的“秘书”相比， 21世纪更要求秘书应是一个“全才”。

秘书是社会生活中不可或缺的一个特殊职位，秘书人员自身素质修养直接影响着所在单位的工作质量与效率。科学技术日新月异的21世纪，社会发展把现代企业推到代表社会文明进步的重要位置，也对现代企业秘书人员的素质提出更高的要求。21世纪竞争的最大资本是人才，21世纪人才的支点在于素质。随着科学技术和知识经济的发展，对企业秘书人才提出了更高的要求。 一 秘书从业人员能力素质现状分析

21世纪高科技日新月异的发展，新技术的运用不仅改变了人们的工作条件，还使人类进入了信息传播全球化的时代。传统的以纸和笔为载体的书写方式为打字机、计算机所代替，通信技术、网络技术改变了人们获得信息和交流信息的方式。现代办公室设备的使用，不仅要求从事办公室事务的秘书从业人员具有传统意义上秘书应具有的基本素质，而且要具有熟练使用现代化办公设备的能力，具

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有使用现代通信手段获取信息并及时整理和传送的能力。这对现代秘书的知识技能结构和能力提出了越来越高的要求，秘书人才逐渐向“复合型”方向发展，其知识体系日趋复杂和全面。目前。我国秘书从业人员约2300万人。秘书逐渐成为一种职业，其地位日益提高。以往只负责抄抄写写的秘书已经不能适应党政机关、企事业单位对人才渴望的需求，这对秘书从业人员的能力结构提出了新的要求。

当前的主要问题：一是素质单一化，过多地强调技巧训练。二是素质模式化。秘书角色意识淡化。秘书从业人员处于从属地位，领导说什么就是什么，领导让干什么就干什么，做事盲目服从，缺乏“自立”、“自我”意识。虽被称为领导的“左膀右臂”，在实际工作中缺乏主动性，缺乏创新意识，秘书“自主”角色意识淡化。

二 秘书从业人员能力素质的新要求 （一）思想素质 1.前瞻性思维能力

秘书工作是一种对知识、能力和技术要求都很高的专业性工作。有其独特的性质和规律。参谋、智囊作用是秘书工作的重要职能。现代秘书要发挥好参谋智囊作用就必须具备前瞻性的思维能力。没有思维的前瞻性。就谈不上秘书工作的预见性，也就很难掌握工作的主动权。现代企业的生命力取决于企业本身的竞争力，而决定企业竞争力强弱的关键是领导者决策的正确性、科学性和前瞻性。企业秘书作为领导的辅助者、献策人，其提出的方案、建议会直接或问接影响领导者的决策，同时，在决策的实施和对企业内部科学管理过程中，秘书又能够综合来自各方面的反馈信息，帮助修正、完善和优化决策，所以，现代企业秘书本身是否有科学预见意识、是否有为科学和真理据理力争的精神，都直接关系企业的命运。现代企业的发展要求秘书人员要精通秘书专业知识、了解企业运行的方方面面，还要广泛涉猎和掌握最前沿的新知识，以广博的知识培养自身科学的预见意识。 2.应变意识

秘书工作的具体内容也完成了四个转变：由原来简单的办文办事，发展为既办文办事又出谋划策：由原来的收发信息转向综合处理信息：由原来的单凭老经验办事转向实现科学化管理：由被动服务转向主动服务。的转变必然要求秘书思想、打破思维定势，用变化发展的眼光看问题。

秘书工作思维方法和工作方法的基础坚持哲学“变”的观点，坚持客观性，按客观规律办事，以“思辨”达到“思变”。秘书工作要忠于事实，以客观实际作为出发点，不是把原则作为出发点。同时，在综合处理信息、科学化管理方面，

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秘书部门必须发挥灵活性的特点。坚持变化、发展、求新，不能墨守陈规，以不变应万变。要积极主动地关注变化、新情况、新问题，及时关注社会动态，了解市场热点和“敏感点”，掌握瞬息万变的信息，更好地为领导服务。作为21世纪的秘书，不能封闭、保守、僵化，做事被动，要充分发挥自己办文办事的主观能动性。更好地发挥参谋助手作用。古人讲“登高望远”，只有思想放开了，才有可能打破僵化。 3.创新意识

秘书部门的首要任务是为领导机关和领导者在正确决策并有效执行方面提供参谋服务，即辅助领导进行科学决策。有人比喻得力的秘书是领导的“左膀右臂”。显而易见，秘书在日常工作中，不仅应该正确领会领导意图，更应该及时补充领导思想盲区，帮助领导打开思路，激活思想。因此。秘书从业人员必需增强创新意识，学会思考，打破常规，张扬个性。不是唯唯诺诺，不敢越雷池半步，就是溜须拍马，俯首贴耳。从根本上毫无主见，创新精神更是无从谈起。秘书从业人员要有自我实现的追求，要实现自我价值，必须当好领导的助手，就必须将自我意识融入到角色的扮演中，在角色中体现自我，在规范的角色位置上塑造自我。在21世纪这样一个高科技时代，人们思维方式的深刻变革是必然的趋向。衡量秘书工作的优劣，区分秘书水平的高低的最重要标准就是看对领导决策及实施辅助得如何。“科盲”秘书是难以完成辅助领导科学决策任务的，科学知识与人文知识具有不同的历史和特征，但两者之间有不可分割的联系，共同构成完整的社会文化。 4.现代意识

一是公关意识。在现代社会，秘书从业人员没有一定的公关意识是难以立足的。群众是事业发展的基石，如何有效地实现与公众的沟通，是秘书从业人员的一项重要职能。秘书从业人员要开展好工作，还必须协调好与单位内部各部门的关系。秘书从业人员在实际工作中要强化公关意识，就必须掌握基本的公关理论知识和实务知识，要有良好的精神风貌和心理承受能力，要有较强的协调组织能力和宣传推广能力。二是竞争意识。当今社会是一个充满竞争的社会，面对竞争日益激烈的环境，秘书从业人员必须强化竞争意识。三是法律意识。随着市场经济的确立和社会主义法制的日趋完善，社会各行业与法律的关系日益密切。这必然要求秘书从业人员熟悉法律知识，树立较强的法律意识，否则就难以在依法治国、依法行政方面当好领导的参谋助手。四是协作意识。当今世界，许多生产、工作离不开部门、行业的协作，而市场经济的发展更强化了人们相互依赖、相互协作的社会关系。对一个秘书从业人员来说，不依靠集体的力量，个人再有能力和抱负都难以成就事业。因此，秘书从业人员要自觉地与其他同事加强沟通

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和交流，这样才能提高工作效率 （二）知识能力素质 1.丰富广博的专业知识

随着社会主义市场经济的逐步完善，对企业秘书人员知识的要求会越来越高。秘书人才逐渐向“复合型”通才方向发展，其知识体系趋向庞大和复杂。现代企业需要具有多种能力的“复合型”人才。秘书工作是一项综合性工作，需要掌握丰富的知识。文秘人员在实际工作中，必须有广博的文化科学知识作为后盾和依托。这里所提到的广博知识包括秘书学专业知识，规范的办公室工作方法，管理知识，与企业所从事的生产、研究的相关科学技术知识，法律知识，心理学知识等等。

2.信息技术与计算机网络知识

现代社会，网络技术、数字技术飞速发展，计算机普遍应用，各个企业所面临的内部环境和外部环境发生了巨大变化。计算机网络运用基本知识更是成为重中之重，作为文秘人员，计算机网络运用基本知识是工作的基础，其实这些知识，对每个人来说都是比较新的，只有加倍努力，不断学习，才可以运用自如，起到事半功倍的效果。我在实习中接触的最多的就是电脑，每天都要对着电脑工作，所以，有扎实的计算机基础是非常重要的。此外，还要熟练掌握现代化办公设备，熟练掌握计算机、传真机、复印机等办公机具的操作技能，为秘书业务信息化处理奠定坚实基础。广泛用于秘书业务工作处理和对整体工作进行全方位管理，及时掌握新的通信设备的使用，保证信息处理及时、快速、准确，这些将对领导决策大有裨益。 3.语言能力

生活在社会中的人不可避免的要与各种各样的人沟通。沟通能力强的人，其工作生活往往是顺心如意的，而不能与他人很好沟通的人却常常四处碰壁。而秘书工作，需要上传下达，即要充分领会领导的意见，从而向群众传达并解释，又要把下面的意见反馈给领导，为领导的管理决策提供支持。所以文秘人员要具备良好的语言表达能力和良好的沟通能力。另外，21世纪的社会是一个完全开放的社会，随着全球经济一体化进程的逐步推进，最终会达到全球资源的共享，既然全球一体化是社会发展的必然趋势，那么就必然要求秘书人员具备对其它预言的文献信息资源的掌握能力，特别是对世界广泛通用的英语，所以秘书工作离不开较高水平的外语知识，没有较为深厚的外语知识作为语言的工具，就会使工作变得困难重重，寸步难行。 4.综合分析与决策能力

综合分析与决策能力对于21世纪的文秘人员来说至关重要，要想提高企业

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秘书的综合能力，需要提高他们对客观事物的观察能力和对具体问题的分析能力，这就要求企业秘书无论是观察问题，还是分析问题，都必须以系统的观点作指导，从整体性原则出发，将诸多具有内在联系的能够反映整体的各种因素串联起来，从中提炼出可以体现整体精神的精要论点，逻辑地阐明新意义上的整体内涵。综合协调是现代企业秘书的基本职能，较强的协调能力是对企业秘书高质、高效、高速完成任务的要求。 5.高效率的办事能力

秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必须具备较高的办事能力，无论是办案，办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。

在当今社会，在知识经济的今天，人的现代化素质，是一个人，一个单位，乃至一个国家生存与发展的决定性因素。一个单位是否具有竞争力，取决于这个单位工作人员整体素质的提高。在一个单位中，秘书人员的工作十分重要，秘书人员既是业务人员，也是管理人员，秘书人员的素质及其工作效率，直接影响到整个单位的形象及其在市场经济环境中的竞争力。因此，一方面，秘书人员要注意不断提高自身的素质和办事效率；另一方面，领导人员要注意对智力资源的不断开发，对知识含量的不断充实以及对人才资源的合理配置。无可否认，秘书或者文员是我们的“贤内助”，他们的付出会在工作中除清很多障碍，为工作的开展铺平道路。

6.较强的文字处理能力

文字处理能力是秘书人员的基本功。秘书几乎整天与文字打交道，人们常把秘书成为“秀才”，道理正在于此。

“秘书人员的文字处理能力，不是单纯的文笔技巧问题，它实际是较高的政治理论水平、丰富的科学文化知识和现实资料信息、较强的分析和认识问题的能力以及流畅的文笔等多方面素养的综合反映，也是一种综合性能力”[⑤]。

秘书人员文字处理能力的形成和提高，既须作综合的努力，有有赖于长期的、反复的、刻苦的写作实践。只有在写作实践中进一步对有关写作知识加以消化，做到心领神会，下笔才能左右逢源。提高文字处理能力的关键是自己多写多练。

最后，作为21世纪的秘书，还要具有良好的人格素质，把握角色，实事求是，尊重领导 ，注意仪表，精通交际礼仪，当然，还要有一个健康的体魄，健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。

在当今社会，在知识经济的今天，人的现代化素质，是一个人，一个单位，乃至一个国家生存与发展的决定性因素。一个单位是否具有竞争力，取决于这个

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单位工作人员整体素质的提高。在一个单位中，秘书人员的工作十分重要，秘书人员既是业务人员，也是管理人员，秘书人员的素质及其工作效率，直接影响到整个单位的形象及其在市场经济环境中的竞争力。因此，一方面，秘书人员要注意不断提高自身的素质和办事效率；另一方面，领导人员要注意对智力资源的不断开发，对知识含量的不断充实以及对人才资源的合理配置。无可否认，秘书或者文员是我们的“贤内助”，他们的付出会在工作中除清很多障碍，为工作的开展铺平道路。

参考文献：

1. 孙浩然. 浅论秘书人员的素养和田师范专科学校学报：汉文综合版.2005,25(3).-193-194。 2.王萍、张卫东。《现代文秘工作》，机械工业出版社 ， 2007年版。 3.范立荣 .《现代秘书学教程》, 首都经济贸易大学出版社 2005年版。

4.向国敏.《现代秘书实务》,首都经济贸易大学出版社. 5.李利民.《文秘训练》,武汉大学出版社.

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